Cách sắp xếp chứng từ, sổ sách, hồ sơ kế toán

0

Cách lưu trữ chứng từ kế toán, sổ sách, hồ sơ kế toán là kỹ năng riêng của từng người. Mỗi người tùy vào tính chủ quan mà có cách lưu trữ chứng từ kế toán khác nhau. Mỗi cách lưu trữ hồ sơ kế toán lại có những ưu và nhược điểm riêng. Bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây để có cách lưu trữ chứng từ kế toán cho doanh nghiệp của mình (không bao gồm DN xây lắp, DN xây lắp mình xin chia sẻ riêng ở bài sau).
—————————-
Bộ 1: Tờ khai thuế GTGT
Kể từ ngày 01/01/2015 đã bỏ quy định các doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, để kiểm soát được hóa đơn các bạn vẫn nên làm 2 phụ lục này.
Khi đó, bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:
- Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;
- Hóa đơn đầu vào kẹp với bảng kê hóa đơn mua vào,
- Liên 3 hóa đơn đầu ra kẹp với bảng kê bán ra.
Tham khảo >>> Phần mềm kê khai thuế GTGT trên Excel
——————————————–
Bộ 2: Các tờ khai thuế khác:
Thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài, báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm
Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại.
—————————————

Bộ 3: Cách lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng:

Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay
• Đối với hồ sơ tiền gửi:
Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý
Thứ tự đóng quyển như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê.
• Đối với hồ sơ tiền vay:
Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.
Chú ý: Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn…hầu hết là các số liệu CHẾ BIẾN, do đó với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách đánh dấu, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.
————————————–

Bộ 4: Cách lưu trữ chứng từ kế toán thu, chi tiền

Thông thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo thứ tự số phiếu thu chi:
Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau:
Sổ quỹ tiền mặt theo tháng -> Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ khác (nếu có)
Trường hợp chứng từ phiếu thu, chi ít thì có thể kẹp cùng với các chứng từ khác như hóa đơn mua vào, bán ra,  bảng lương, đề nghị thanh toán…
—————————————
Bộ 5: Cách lưu trữ chứng từ kế toán nhập, xuất kho
Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:
Cụ thể:
Phiếu nhập kho:
+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)
+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.
Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….
Trường hợp phiếu nhập, xuất ít có thể kẹp cùng bản gốc các chứng từ liên quan luôn mà ko phải đóng quyển phiếu nhập, xuất.
—————————————
Bộ 6: Hợp đồng mua vào bán ra
Các bạn cần lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.
————————————–
Bộ 7: Cách lưu trữ sổ sách kế toán
Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa.
Tham khảo >>> Cách đối chiếu số liệu kế toán
—————————————-
Bộ 8: Hồ sơ tài sản cố định
Bộ hồ sơ tài sản cố định, các bạn cần có thẻ tài sản cố định, hóa đơn GTGT (bản photo), hợp đồng mua bán tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản cố định….và các hồ sơ khác theo đặc thù của tài sản và loại hình doanh nghiệp.
—————————————-
Bộ 9: Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:
- Hồ sơ của từng nhân viên;
- Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)
- Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương
- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động
- Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng
————————————-
Bộ 10: Các hồ sơ khác
Hồ sơ khác như: Giấy nộp tiền vào NSNN, bộ hồ sơ nhập xuất khẩu, biên bản đối chieéu công nợ, biên bản thu hồi, điều chỉnh hóa đơn, các mẫu đăng ký với CQT như 06,08, công văn báo giá…..các bạn lưu mỗi loại trong 1 cặp càng cua khoảng từ 3-7cm tùy số lượng phát sinh là nhiều hay ít.

Trên đây là 10 bộ hồ sơ thông dụng và cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn phần nào trong công việc kế toán của mình. Nếu có đóng góp thêm bạn vui lòng comment ở phía dưới bài viết này.

Vì sự thành công của bạn!
HỌC VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM – HUẤN LUYỆN KẾ TOÁN THỰC TẾ

Nguồn NguyenHai

BÀI VIẾT CÓ BỔ ÍCH VỚI BẠN? HÃY ĐỂ LẠI LỜI BÌNH VÀ CHIA SẺ CHO MỌI NGƯỜI NHÉ!
Share.

About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC: 0987 779 005

Close
Ủng hộ Học Viện Kế Toán Việt Nam
Hãy Like và +1 để xem tiếp nội dung