Cách xử lý hóa đơn sai sót, xóa bỏ, mất, hủy và cách viết hóa đơn

0

Trong quá trình viết hóa đơn rất có thể bạn sẽ mắc phải những sai sót, nhất là các bạn kế toán mới vào nghề. Vậy gặp tình huống này bạn đã biết cách xử lý hóa đơn sai thế nào chưa?

Dưới đây Học Viện Kế Toán Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn sai sót như thế nào nhé:

Những trường hợp nào có thể dẫn đến sai sót về hóa đơn?

+ Viết 2 loại mực, viết sai số liệu của các chỉ tiêu trên hóa đơn (sai tên người mua, sai mã số thuế, địa chỉ, tên mặt hàng, thuế suất, số tiền bằng chữ, bằng số, sai ngày tháng…), tẩy xóa, ký nhầm, viết đè giấy than lên hóa đơn sau (trường hợp này chỉ sai hóa đơn sau)…vv

+ Vậy cách xử lý hóa đơn sai sót trên là như thế nào?

Bạn đừng lo lắng gì cả, tất cả đều có biện pháp khắc phục hết và đều được hướng dẫn cụ thể tại thông tư (hiện tại là Điều 20, thông tư 39/2014/TT-BTC và điểm b, khoản 7, điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC). Bạn cứ làm như thông tư hướng dẫn là không ai làm khó bạn được.

Cách xử lý hóa đơn sai sót được chia thành 2 trường hợp: Xé rồi hay chưa xé khỏi cuống hóa đơn.

- Nếu chưa xé: Rất đơn giản bạn chỉ việc gạch chéo tất cả các liên hóa đơn và gấp lại lưu tại cuống.

- Nếu xé rồi: (không kể đã giao hay chưa giao hóa đơn cho người mua). Bạn xác định xem 2 bên đã kê khai thuế hay chưa?

* Nếu chưa khai thuế (cả 2 bên chưa kê khai): Bên bán lập biên bản “Thu hồi hóa đơn” (còn gọi là biên bản hủy, theo cách gọi của kế toán), trên biên bản xác định rõ lý do sai hóa đơn nào, mẫu số, số hiệu, ngày tháng bao nhiêu,…có dấu xác nhận của bên mua. Bên bán thu hồi đủ số liên hóa đơn kẹp theo biên bản thu hồi và lưu lại tại cuống, đồng thời xuất hóa đơn mới cho bên mua. (Trường hợp lỗi do bên mua cung cấp sai thông tin cho bên bán, thì bên mua nên chủ động làm việc này).

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn:

HỌC VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM
Số: …./BBTH-VAA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày…. Tháng…..năm 201…

BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN GTGT

- Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày ngày 14 tháng 05 năm 2010 của Chính phủ Quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
- Căn cứ Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính Phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.

- Căn cứ thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25  tháng  8  năm 2014
- Căn cứ thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27  tháng  2  năm 2015
- Căn cứ vào thỏa thuận của bên mua và bên bán

Hôm nay ngày: …/…/…  Tại Trụ sở Công ty…………………………………………………………………………. Chúng tôi đại diện hai bên gồm có:

BÊN BÁN HÀNG: ………………………………………………………………………….
- Trụ sở chính: ……………………………………………………………………………..
- MST: ………………………………………………………………………………………..
- Điện thoại:………………………………………………………………………………….
- Đại diện: …………………………………..Chức vụ…………………………………

BÊN MUA HÀNG: ……………………………………………………………………………………………….
- Trụ sở chính: ……………………………………………………………………………..
- MST: ………………………………………………………………………………………..
- Điện thoại:………………………………………………………………………………….
- Đại diện: …………………………………..Chức vụ………………………………….

Hai bên cùng thống nhất lập bản ghi nhận sai sót do bên bán xuất bán hàng cho bên mua tại hóa đơn số 0000983…., ký hiệu AA/15P, lập ngày …. tháng …. năm 2015. Trên hóa đơn, bên bán đã ghi sai MÃ SỐ THUẾ:

  • Mã số thuế ghi trên hóa đơn: 0123456780
  • Mã số thuế đúng của bên mua: 0123456789

          Và bên bán thu hồi lại hóa đơn (liên 2) số 0000983, ký hiệu AA/15P, lập ngày …. tháng ….. năm 2015. Đồng thời bên bán xuất hóa đơn thay thế số 000…., ký hiệu AA/15P, ngày …. tháng ….năm 2015 cho bên mua.          

Hai bên hoàn toàn thống nhất với nội dung trên và cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này. Biên bản này được lập thành 02 bản mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Đại diện bên bán hàng (Ký, đóng dấu)

Đại diện bên mua hàng (Ký, đóng dấu)

Cách viết hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai:

Cách xử lý hóa đơn sai sót

+ Có ngoại lệ: Theo hướng dẫn mới nhất tại thông tư số 26/2015/TT-BTC thì Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh“. Như vậy nếu hóa đơn đã lập, chưa kê khai thuế mà có sai phần thông tin người mua, nhưng MST người mua vẫn đúng thì hai bên không cần phải lập Biên bản thu hồi hóa đơn, cũng không phải xuất hóa đơn thay thế, mà chỉ cần làm Biên bản điều chỉnh nội dung sai sót là được.

* Nếu đã kê khai thuế rồi (cả 2 bên hoặc một trong hai bên): Trường hợp này bạn không được làm biên bản thu hồi (BB hủy) như trên mà phải xác định xem:

- Nếu sai sót không ảnh hưởng đến giá trị, số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ (không bao gồm trường hợp sai MST): Trường hợp này chỉ cần làm biên bản giải trình về nội dung sai sót là được, có dấu xác nhận của 2 bên, lưu biên bản cùng với hóa đơn sai đó.

- Nếu sai sót ảnh hưởng đến giá trị, số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ: “thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)” (trích khoản 3, điều 18, thông tư 39/2014/TT-BTC).

- Trường hợp hóa đơn sai MST người mua (theo điểm b, khoản 7, điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC có đoạn hướng dẫn: “Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán“. Như vậy nếu người bán viết sai MST của người mua thì hai bên lập biên bản điều chỉnh thông tin, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh Mã số thuế. Trên hóa đơn ghi đầy đủ thông tin người mua với MST là mã số thuế đúng của người mua. Phần hàng hóa dịch vụ ghi “Điều chỉnh MST …. cho hóa đơn số:…. ký hiệu….. mẫu số….. ngày…… các phần còn lại gạch chéo.

Hóa đơn điều chỉnh viết như sau (tăng, giảm giá viết tương tự):

Cách xử lý hóa đơn sai sót

Cách xử lý hóa đơn sai sót

Minh họa bằng hình ảnh về cách xử lý hóa đơn sai:

Cách xử lý hóa đơn sai

Cách xử lý hóa đơn sai

Ngoài ra thông tư 26 còn hướng dẫn thêm về cách viết địa chỉ của người mua trong trường hợp địa chỉ người mua quá dài so với số dòng trên hóa đơn thể hiện phần địa chỉ người mua như sau:

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp

Tải về thông tư 39/2014/TT-BTCTT
Tải về thông tư 26/2015/TT-BTC
Bạn nên xem Xử lý hóa đơn với DN bỏ trốn

Sau khi đọc xong cách xử lý hóa đơn sai sót, bạn có cảm thấy những kinh nghiệm kế toán của mình còn thiếu quá nhiều, bạn không tự tin ứng tuyển vị trí kế toán? Nếu điều đó đang tồn tại trong bạn thì hãy nhanh chóng cập nhật kiến thức vào ôn lại những gì mình đã được học. Cùng với đó là tìm cho mình một người THẦY. Người đó có thể là một người bạn, người anh, chị trong nghề. Hay bạn có thể lựa chọn Học Viện Kế Toán Việt Nam cho con đường vào nghề của bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn trải nghiệm những thực tế trước khi bạn đi làm.

Hãy tham khảo thêm tại các khóa học thực tế chuyên sâu của – Học Viện Kế Toán Việt Nam:
+ Kế toán thuế tổng hợp thực tế cho người Đã học kế toán
+ Kế toán thuế tổng hợp thực tế cho người Mới bắt đầu
+ Kế toán thực tế MÔ PHỎNG
+ Thực hành Kế toán thực tế trên Excel nâng cao
+ Thực hành Kế toán thuế thực tế trên Phần mềm kế toán

Trân trọng!
HỌC VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM – HUẤN LUYỆN KẾ TOÁN THỰC TẾ

BÀI VIẾT CÓ BỔ ÍCH VỚI BẠN? HÃY ĐỂ LẠI LỜI BÌNH VÀ CHIA SẺ CHO MỌI NGƯỜI NHÉ!
Share.

About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC: 0987 779 005

Close
Ủng hộ Học Viện Kế Toán Việt Nam
Hãy Like và +1 để xem tiếp nội dung