Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế

Để giúp các bạn kế toán chưa có kinh nghiệm quyết toán thuế lần nào hình dung rõ hơn về việc quyết toán thuế . Học Viện Kế Toán Việt Nam chia sẻ một số gạch đầu dòng dưới đây về công tác chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế. Nhằm giúp các bạn tự tin hơn khi có quyết định quyết toán nhé:

Về mặt chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế thì tùy thuộc vào đặc thù từng doanh nghiệp mà hồ sơ cần chuẩn bị đơn giản hay phức tạp. Tuy nhiên hầu hết đều phải đảm bảo một số nội dung dưới đây:

I. Chuẩn bị về mặt hồ sơ, chứng từ, sổ sách

Công tác chuẩn bị cho quyết toán thuế về hồ sơ, chứng từ, sổ sách là rất quan trọng. Nó thể hiện bạn là một người kế toán như thế nào.

1. Hồ sơ pháp lý công ty và các thủ tục đăng ký ban đầu

+ Đăng ký kinh doanh
+ Điều lệ Công ty
+ Đăng ký chế độ, hình thức kế toán
+ Đăng ký phương pháp khấu hao, phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phương pháp xuất kho…
+ Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
+ Đăng ký TK ngân hàng
…….

2. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế cho Công ty về Chứng từ, sổ sách kế toán

+ Sổ sách
- Báo cáo tài chính năm (Bảng cân đối phát sinh tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính)
- Sổ cái các tài khoản
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ quỹ TM, TGNH
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Bảng xuất nhập tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu…
- Bảng thanh toán tiền lương, chấm công, thẻ lương…
- Bảng trích KH TSCD, phân bổ chi phí trả trước, bảng tính giá thành…
- Định mức chi phí, giá thành sản phẩm
- Biên bản nghiệm thu công trình, hạng mục công trình
…..

+ Tờ khai thuế
- Tờ khai thuế hàng tháng, quý, năm của các loại thuế phát sinh trong năm, kẹp cùng hóa đơn đầu vào, đầu ra, các bảng kê – phụ lục liên quan…
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành, mất cháy hỏng…
- Tờ khai quyết toán các loại thuế
- Chứng từ nộp tiền thuế
- Chứng từ khấu trừ thuế (nếu có)
…..

+ Hồ sơ, chứng từ
- Hóa đơn đầu ra, đầu vào
- Phiếu thu, chi, nhập kho, xuất kho
Chú ý những trường hợp đặc biệt như xuất biếu tặng, khuyến mại, tiêu dùng nội bộ, trả thay lương, thanh lý hàng tồn… thì bộ hồ sơ cần có thêm các giấy tờ liên quan như quyết định, biên bản đi kèm và nhớ xuất hóa đơn đầy đủ (trừ tiêu dùng nội bộ hiện nay không phải xuất hóa đơn)
- Bộ hồ sơ nhập khẩu, xuất khẩu (nếu có)
- Hồ sơ về tiền lương: Hợp đồng lao động, Chấm công, Bảng lương, Đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có), Hồ sơ người phụ thuộc, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Quy chế lương, thưởng…
- Hồ sơ tài sản cố định (Hóa đơn, Biên bản giao nhận, Kiểm định, QĐ đưa vào sử dụng…)
- Chứng từ ngân hàng: Sổ phụ, Báo Nợ, Báo Có, chứng từ chi tiết đi kèm, đăng ký Internet Banking để có sao kê bản mềm… Kiểm tra lại một loạt đối với những hóa đơn đầu vào có giá trị thanh toán trên 20trđ, hoặc nhỏ hơn 20trđ nhưng trong một ngày của một nhà cung cấp. Đối với những trường hợp này đều phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Các quy chế chế của công ty (nếu có) ban hành về: định mức công tác phí, định mức xăng xe, văn phòng phẩm, định mức nguyên vật liệu…
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc, Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng ngoại, phụ lục hợp đồng, gia hạn hợp đồng…

Tất cả nhớ sắp xếp gọn gàng ngăn nắp, theo trình tự thời gian.

TT	TÊN CHỨNG TỪ	SỐ HIỆU	TÍNH CHẤT
			BB (*)	HD (*)
A – CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY
	I – Lao động tiền lương
1	Bảng chấm công	01a-LĐTL		x
2	Bảng chấm công làm thêm giờ	01b-LĐTL		x
3	Bảng thanh toán tiền lương	02-LĐTL		x
4	Bảng thanh toán tiền thưởng	03-LĐTL		x
5	Giấy đi đường	04-LĐTL		x
6	Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành	05-LĐTL		x
7	Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ	06-LĐTL		x
8	Bảng thanh toán tiền thuê ngoài	07-LĐTL		x
9	Hợp đồng giao khoán	08-LĐTL		x
10	Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán	09-LĐTL		x
11	Bảng kê trích nộp các khoản theo lương	10-LĐTL		x
12	Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội	11-LĐTL		x
	II – Hàng tồn kho
1	Phiếu nhập kho	01-VT		x
2	Phiếu xuất kho	02-VT		x
3	Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá	03-VT		x
4	Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ	04-VT		x
5	Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá	05-VT		x
6	Bảng kê mua hàng	06-VT		x
7	Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ	07-VT		x
8	Bảng tổng hợp Nhập xuất tồn kho	S08-DNN	x
	III – Tiền tệ
1	Phiếu thu	01-TT	x
2	Phiếu chi	02-TT	x
3	Giấy đề nghị tạm ứng	03-TT		x
4	Giấy thanh toán tiền tạm ứng	04-TT		x
5	Giấy đề nghị thanh toán	05-TT		x
6	Biên lai thu tiền	06-TT	x
7	Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý	07-TT		x
8	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)	08a-TT		x
9	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)	08b-TT		x
10	Bảng kê chi tiền	09-TT		x
	IV – Tài sản cố định
1	Biên bản giao nhận TSCĐ	01-TSCĐ		x
2	Biên bản thanh lý TSCĐ	02-TSCĐ		x
3	Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành	03-TSCĐ		x
4	Biên bản đánh giá lại TSCĐ	04-TSCĐ		x
5	Biên bản kiểm kê TSCĐ	05-TSCĐ		x
6	Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ	06-TSCĐ		x
B – CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
1	Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH			x
2	Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản			x
3	Hoá đơn Giá trị gia tăng	01GTKT	x
4	Hoá đơn bán hàng thông thường	02GTTT	x
5	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ	03XKNB	x
6	Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý	04HGDL	x
7	Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính	05TTC-LL	x
8	Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn		x
9	……………………..

II. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế về nhân sự

Phải bố trí người am hiểu các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty để làm việc, giải trình số liệu với cơ quan thuế. (hoạt động kinh doanh, quy trình sản phẩm, quy trình xây dựng định mức, phương pháp tính khấu hao TSCĐ…) đồng thời có kiến thức chuyên sâu về chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty để làm việc, giải trình số liệu với cơ quan thuế.

III. Những điểm cần lưu ý khi làm việc với cơ quan thuế
1. Vấn đề quan trọng thứ nhất
Doanh nghiệp đừng để xảy ra tình trạng cơ quan thuế kết luận:
+ Cung cấp không đầy đủ thông tin, tài liệu, hồ sơ pháp lý liên quan đến đăng ký thuế.
+ Cung cấp không đầy đủ thông tin, tài liệu, sổ kế toán liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế.
+ Cung cấp sai lệch thông tin, tài liệu, sổ kế toán liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế.
+ Cung cấp không đầy đủ thông tin, tài liệu, sổ kế toán liên quan đến tài khoản tiền gửi tại ngân hàng.

Khi bị kết luận như vậy rất có thể Doanh nghiệp bị xử lý theo hình thức ấn định thuế.

          Vì vậy trong bất kỳ tình huống nào DN cũng phải có đầy đủ sổ sách kế toán, tài liệu chứng từ chứng minh cho các hoạt động của doanh nghiệp.

2. Vấn đề quan trọng thứ hai

Doanh nghiệp phải đối mặt với những sai sót mà mình mắc phải, không né tránh, không để dây dưa (nếu không giải trình được), ứng xử khéo léo để được hưởng các tình tiết giảm nhẹ…

3. Vấn đề quan trọng thứ ba

Phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, chứng từ để giải trình, chứng minh cho các nghiệp vụ, đã hạch toán trong sổ kế toán, đã phản ánh trên báo cáo tài chính, báo cáo thuế.

4. Vấn đề quan trọng thứ tư
- Các nội dung, nghiệp vụ kế toán phải logic, hợp lý
- Tự DN nêu lên các tình huống và giải đáp để tìm sai sót
- Nêu các giả thuyết khác nhau để có các biện pháp xử lý thích hợp

5. Các vấn đề nhạy cảm bạn cần lưu ý và chuẩn bị kỹ lưỡng
- Các tài liệu, nội dung  liên quan đến thuế VAT
- Các tài liệu, nội dung  liên quan đến thuế TNDN
- Các tài liệu, nội dung liên quan đến việc xác định giá trị hàng tồn kho, kiểm kê tài sản
- Các tài liệu, nội dung liên quan đến chi tiêu mang tính nội bộ

(Trên đây là một số công tác chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế. Bài viết mang tính chất tổng quan, tùy từng loại hình, đặc thù DN, lĩnh vực kinh doanh… mà kế toán cần chuẩn bị thêm các hồ sơ, chứng từ, sổ sách liên quan khác)

Kinh nghiệm quyết toán thuế không phải ngày một ngày hai mà có, cũng không phải đọc xong bài viết này mà có được ngay. Bài viết chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế này chỉ là một gợi ý cho bạn thôi. Còn bạn phải tự mình lao vào cuộc chiến quyết toán để có cho mình những kinh nghiệm quý báu nhé.

Chúc bạn thành công !
HỌC VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM – ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ