Giải mã các nội dung trên hóa đơn

0

Hàng ngày bạn nhận được hóa đơn đầu vào, rồi khi bán hàng hóa dịch vụ bạn xuất hóa đơn đầu ra. Có bao giờ bạn tự hỏi những nội dung trên hóa đơn vì sao mà có? Ý nghĩa của nó thế nào không? Những nội dung nào bắt buộc phải lập, những nội dung nào không bắt buộc phải lập?…

Trong bài viết này Học Viện Kế Toán Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn đọc hiểu từng nội dung trên hóa đơn. Cụ thể như sau:

>>> Căn cứ: Tại điều 4 của thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định các nội dụng trên hóa đơn và Phụ lục 4 ban hành kèm theo thông tư này.

Bây giờ tôi và bạn sẽ đi từ trên xuống dưới của một số hóa đơn để xem những nội dung trên hóa đơn có ý nghĩa như thế nào nhé:

1) Tên loại hóa đơn.
Đối với tên hóa đơn được thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Tem, Vé, Thẻ…

Giải mã các nội dung trên hóa đơn

Giải mã các nội dung trên hóa đơn

Ngoài ra các tên hóa đơn có thể được sử dụng trong doanh nghiệp như một chứng từ cụ thể phục phụ cho hạch toán kế toán hoặc có thể kiêm thêm các tên khác kèm theo, những nội dung này sẽ được ghi sau tên hóa đơn với cữ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc của tờ hóa đơn.

VD: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN) ….

2) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

Giải mã các nội dung trên hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

Loại hóa đơn

Mẫu số

1 – Hóa đơn giá trị gia tăng.2 – Hóa đơn bán hàng.

3 – Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan).

4 – Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ;

+ Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

01GTKT

02GTTT

07KPTQ

03XKNB

04HGDL

Như ví dụ trên hóa đơn có ký hiệu mẫu số 01GTKT (Hóa đơn GTGT). Hóa đơn có (02) liên và số thứ tự mẫu hóa đơn là 01
Ký  hiệu mẫu số hóa đơn có 11 ký tự
-         2 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn (01 hoặc 02, 07…)
-         Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn (GTKT hoặc GTTT…)
-         01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn (3 liên)
-         01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
-         03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn (001)

Chú ý: Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý…

Đối với tem, vé, thẻ: Nội dung trên hóa đơn có khác một chút. Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.
Cụ thể:
- Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
- Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng
Ví dụ: 01VEDB3/041

Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
- Ký hiệu hóa đơn có: 6 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành.
- 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
- Dấu gạch chéo (/) để phân cách giữa ký hiệu hóa đơn và năm tạo hóa đơn.
- 02 ký tự tiếp theo là năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm.
- 01 ký tự cuối cùng là Ký hiệu của hình thức hóa đơn. Sử dụng 3 ký hiệu:     E: Hóa đơn điện tử,  T: Hóa đơn tự in, P: Hóa đơn đặt in

Ví dụ:
VA/14E: trong đó VA: là ký hiệu hóa đơn; 14: hóa đơn tạo năm 2014; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử;
VB/15T: trong đó VB: là ký hiệu hóa đơn; 15: hóa đơn tạo năm 2015; T: là ký hiệu hóa đơn tự in;
VC/16P: trong đó VC: là ký hiệu hóa đơn; 16: hóa đơn tạo năm 2016; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in.
Ngoài 3 hình thức hóa đơn trên thì doanh nghiệp có thể mua hóa đơn của cơ quan thuế. Để phân biệt hóa đơn đặt in của các Cục Thuế và hóa đơn của các tổ chức, cá nhân, hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành có thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành).Ví dụ: Hóa đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:

+   01AA/16P thể hiện Hóa đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2016;
+   03AB/16P thể hiện Hóa đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2016;

3) Liên hóa đơn cũng là một nội dung trên hóa đơn mà có thể sẽ làm bạn bất ngờ

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
+ Liên 1: Lưu.
+ Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

4) Số thứ tự hóa đơn.
Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số. Được bắt đầu từ số 1 trở đi (Ví dụ: 0000001)

Những nội dung trên hóa đơn có thể sẽ rất mới với những bạn kế toán mới vào nghề. Do vậy các bạn nên đọc và tìm hiểu kỹ để phục vụ cho công tác kế toán của doanh nghiệp mình. Đặc biệt là phục vụ cho việc khai báo các mẫu biểu về hóa đơn. Như “thông báo phát hành hóa đơn”, “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn”…)

Để hiểu rõ hơn nữa về các nội dung trên hóa đơn chứng từ, cũng như: tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của một hóa đơn, hay cách xử lý các tình huống sai sót về hóa đơn, cũng như được trực tiếp viết hóa đơn. Bạn có thể tham khảo những khóa huấn luyện kế toán trên chứng từ thực tế tại Học Viện Kế Toán Việt Nam:
+ Kế toán thuế tổng hợp thực tế cho người Đã học kế toán
+ Kế toán thuế tổng hợp thực tế cho người Mới bắt đầu
+ Kế toán thực tế MÔ PHỎNG
+ Thực hành Kế toán thực tế trên Excel nâng cao
+ Thực hành Kế toán thuế thực tế trên Phần mềm kế toán
Khóa học thực tế về Lý thuyết và Thực hành kê khai thuế

Đây thực sự là những khóa học bổ ích cho bạn, bởi chúng tôi đã chắt lọc những gì cần nhất cho công việc kế toán của bạn trong khóa học đó. Hãy đến và cảm nhận nhé!

Bài viết bạn nên xem:
-  Cách xử lý hóa đơn khi sai sót
-  Xử lý hóa đơn hàng bán bị trả lại
-  Các viết hóa đơn một số trường hợp

Vì sự thành công của bạn!
HỌC VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM – HUẤN LUYỆN KẾ TOÁN THỰC TẾ

BÀI VIẾT CÓ BỔ ÍCH VỚI BẠN? HÃY ĐỂ LẠI LỜI BÌNH VÀ CHIA SẺ CHO MỌI NGƯỜI NHÉ!
Share.

About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC: 0987 779 005

Close
Ủng hộ Học Viện Kế Toán Việt Nam
Hãy Like và +1 để xem tiếp nội dung