HỒ SƠ TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP

0

Đối với mỗi doanh nghiệp chi phí tiền lương có thể được xây dựng khác nhau. Có doanh nghiệp sẽ áp dụng tính trả lương theo thời gian, có đơn vị lại áp dụng trả lương theo sản phẩm như doanh nghiệp sản xuất và lại có những đơn vị trả lương theo hiệu quả kinh doanh. Vậy doanh nghiệp cần làm những hồ sơ tiền lương gì để bảo vệ được chi phí tiền lương của mình? Học Viện Kế Toán Việt Nam xin chia sẻ với các bạn các đặc điểm của tiền lương và hồ sơ bảo vệ chi phí tiền lương trong doanh nghiệp như sau:

1. Chi phí tiền lương là gì?

– Tiền lương là khoản chi phí mà doanh nghiệp trả cho cán bộ công nhân viên hàng tháng để phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Vậy chi phí tiền lương sẽ bao gồm tất cả các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản bảo hiểm bắt buộc như BHXH, BHYT, BHTN hay các loại bảo hiểm khác được quy định trong hợp đồng lao động, hay quy chế tiền lương của đơn vị.
– Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết;
Lưu ý Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi trên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp
VD: năm 2016 công ty Học Viện Kế Toán Việt Nam có quỹ lương thực tế là 12 tỷ đồng  chúng ta xác định 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp = 12 tỷ / 12 tháng = 1 tỷ đồng
Văn bản tham khảo tại điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về thuế TNDN:

2. Điều kiện như thế nào để chi phí tiền lương là chi phí được trừ

Căn cứ theo mục 2.6 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC: chi phí tiền lương thuộc các mục như sau:
+ Chi phí tiền lương đã ghi nhận và hạch toán phải thực tế chi trả cho người lao động;
+ Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ… các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động phải được quy định cụ thể ở một trong các văn bản: hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế tiền lương, quy chế tiền thưởng … của doanh nghiệp;
+ Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

3. Hồ sơ tiền lương trong doanh gồm những chứng từ gì?

Để bảo vệ các khoản chi phí tiền lương thì kế toán cần chuẩn bị hồ sơ tiền lương thế nào? và các giấy tờ, quy chế làm sao để bảo vệ những khoản chi phí này khi cơ quan thuế xuống thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế:

* Hồ sơ tiền lương cho mỗi lao động:

+ Sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, chứng minh thư nhân dân, bằng cấp, chứng nhận khác (nếu có) đây là những hồ sơ các bạn sẽ yêu cầu người lao động cung cấp cho doanh nghiệp.
+ Hợp đồng lao động: các bạn căn cứ theo bộ luật lao động và quy định của công ty để soạn thảo hợp đồng phù hợp cho cán bộ nhân viên có 3 loại hợp đồng lao đông bạn vận dụng cụ thể từng trường hợp cho công ty như sau:
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt của hợp đồng.
Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoản thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng.
Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng
+ Phụ lục hợp đồng lao động (nếu có), thể hiện các khoản phụ cấp nhận được
+ Bản khai Đăng ký mã số thuế TNCN (05-DK-TCT)
+ Bản khai đăng ký người phụ thuộc nếu có (02-DK-NPT-TNCN)
+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)…

Hồ sơ tiền lương hàng tháng:

+ Bảng chấm công: Là cơ sở để theo dõi số ngày công của mỗi cán bộ công nhân viên, làm căn cứ lập bảng thanh toán lương.

Hồ sơ tiền lương

Bảng chấm công

+ Bảng lương hàng tháng có chữ ký của mỗi nhân viên

Hồ sơ tiền lương

Bảng thanh toán tiền lương

+ Bảng tính và phân bổ chi phí Bảo hiểm xã hội
+ Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (nếu có)
+ Chứng từ thanh toán lương có thể là phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán lương qua ngân hàng

Hồ sơ tiền lương

Mẫu phiếu chi

+ Thẻ lương (nếu có)
+ Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân hàng tháng/quý (nếu có)
+ Giấy nộp tiền NSNN và chứng từ nộp tiền thuế TNCN vào NSNN…

Hồ sơ tiền lương chung của Công ty

+ Hệ thống thang bảng lương do DN tự xây dựng. => XEM CHI TIẾT hướng dẫn xây dựng HỆ THỐNG THANG LƯƠNG
+ Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (hoặc thoả ước lao động tập thể …)

Hồ sơ quyết toán tiền lương:

+ Mẫu 02/UQ-QTT-TNCN ủy quyền quyết toán thuế TNCN (nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền)
+ Tờ khai quyêt toán thuế TNCN (05KK/TNCN) và các phụ lục đính kèm.
+ Bảng tổng hợp đăng ký giảm trừ người phụ thuộc (16/TH)
+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)
Đối với những lao động thời vụ, thử viêc có ký hợp đồng dưới 3 tháng:
+Doanh nghiệp cần khẩu trừ 10% tại nguồn đối với những lao động có thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trả trở lên. ( Trường hợp chi trả < 2 triệu thì doanh nghiệp tạm thời chưa phải khấu trừ thuế TNCN) và cấp cho người lao động chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
+ Đối với TH các bạn chi trả tiền lương > 2 triệu tuy nhiên doanh nghiệp muốn không khấu trừ 10% thuế TNCN của người lao động thì phải lập bản cảm kết 02/CK-TNCN theo thông tư 92/2015/TT-BTC – Cam kết thu nhập dưới mức giảm trừ gia cảnh.
Lưu ý: cam kết này được lập với những cá nhân đã có mã số thuế và chỉ có một nguồn thu nhập từ việc đi làm thời vụ.
+ Đối với những đơn vị về xây lắp, hoặc có thuê ngoài lao động lớn có thể có thêm hóa đơn nhân công mua của cơ quan thuế, hoặc các công ty có chức năng cho thuê nhân công.

>>> Ngoài ra đối với mỗi đơn vị đặc thù có thể có thêm một số chứng từ khác ví dụ như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền tăng ca thêm giờ,… Phiếu giao nhận sản phẩm, bảng theo dõi tính lương theo sản phẩm,… Việc xây dựng các hồ sơ tiền lương này còn phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cũng như cách tính toán tiền lương mà có thể có thêm nhiều chứng từ khác nhau. Vì vậy kế toán cần thiết kế hồ sơ tiền lương sao cho hợp lý và phù hợp với luật thuế để bảo vệ tốt nhất những khoản chi phí tiền lương trong doanh nghiệp mình. Tránh tình trạng bị xuất toán chi phí, loại bỏ chi phí tiền lương do không đầy đủ hồ sơ và không giải trình được chi phí tiền lương của doanh nghiệp.

Các bạn có thể thao khảo thêm 1 số bài viết:
Hướng dẫn lập bảng tính tiền lương thời gian
Hợp đồng thuê khoán nhân công và cách tình thuế TNDN từng trường hợp
Những chính sách tiền lương bảo hiểm 2016
Các khoản chi phí không được trừ theo thông tư 96/2015/TT-BTC

HỌC VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM – HUẤN LUYỆN KẾ TOÁN THỰC TẾ

BÀI VIẾT CÓ BỔ ÍCH VỚI BẠN? HÃY ĐỂ LẠI LỜI BÌNH VÀ CHIA SẺ CHO MỌI NGƯỜI NHÉ!
Share.

About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC: 0973 09 22 99

Close
Ủng hộ Học Viện Kế Toán Việt Nam
Hãy Like và +1 để xem tiếp nội dung