Hướng dẫn cách lập hóa đơn mới nhất

0

Vì sao các bạn hay viết sai hóa đơn? Đến 99% là do tâm lý, do áp lực công việc, do không nắm được quy định… Hãy đọc bài hướng dẫn cách lập hóa đơn dưới đây để  hóa đơn với bạn chỉ là chuyện nhỏ nhé.

Để giải quyết vấn đề tâm lý, áp lực khi lập hóa đơn thì chỉ có bạn mới là người làm tốt nhất và điều này thường được quyết qua thời gian. Học Viện Kế Toán Việt Nam chỉ có thể giúp bạn tốt hơn ở việc hướng dẫn bạn cách lập hóa đơn như thế nào cho đúng các tiêu thức, các nội dung trên hóa đơn.

Hướng dẫn cách lập hóa đơn dưới đây là chung cho cả hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng.

1/ Số hóa đơn: Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn, theo trình tự thời gian

2/ Ngày tháng năm phát hành hóa đơn:
Điểm a, khoản 2, điều 16, thông tư 39/2014/TT-BTC
“a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
- Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
- Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
- Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”

3/ Hướng dẫn cách lập hóa đơn đối với Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Đối với tiêu thức này, đây chính là tên công ty, mã số thuế, địa chỉ của Công ty các bạn. Với hóa đơn đặt in, tự in, thông tin này đã có sẵn. Với hóa đơn mua của CQT bạn phải đóng dấu địa chỉ lên.
>>> Xem thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế

4/ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
+ Ghi đầy đủ thông tin đơn vị mua hàng, từ: Tên người mua hàng, Tên tổ chức mua hàng, Mã số thuế đơn vị mua hàng, địa chỉ, (Số điện thoại, fax, TK ngân hàng nếu có). Trường hợp hóa đơn đặt in có in các ô để ghi mã số thuế, nếu còn những ô thừa thì gạch bỏ.
+ Trường hợp mỗi lần bán từ 200.000đ/lần thanh toán trở lên, nếu người mua không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải lập. Phần thông tin người mua ghi “người mua không lấy hóa đơn, hoặc người mua không cung cấp địa chỉ, mã số thuế….
+ Trường hợp bán hàng dưới 200.000đ/lần thanh toán, nếu người mua không yêu cầu, người bán chưa phải xuất hóa đơn. Nhưng cuối ngày hoặc định kỳ người bán lập bảng kê và xuất hóa đơn theo bảng kê cho nhiều lần dưới 200.000đ thì phần thông tin người mua hàng này được ghi như sau: “Bán lẻ không giao hóa đơn”
+ Nhắc nhở: Địa chỉ người mua: được ghi theo đăng ký kinh doanh của người mua. Bạn có thể truy cập http://gdt.gov.vn => Tra cứu thông tin người nộp thuế để lấy thông tin người mua
+ Trường hợp địa chỉ của người mua dài hơn khoảng trống của dòng ghi địa chỉ thì có thể viết tắt: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”…

5/ Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản – TM/CK

6/ Hướng dẫn cách lập hóa đơn đối với Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền

+ Ghi bằng số và bằng chữ. Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.
+ Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
+ Đánh số thứ tự theo lượng hàng bán ra, ghi tên hàng hóa dịch vụ bán ra, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của từng mặt hàng (trường hợp bán dịch vụ thì không nhất thiết phải ghi số lượng, đơn vị tính)
+ Phần nội dung ghi không hết thì gạch chép từ số thứ tự đến dòng cuối cùng của cột thành tiền (nếu hóa hóa đơn đặt in, nhưng được dùng các thiết bị máy móc để in ra thì không phải gạch)
+ Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế và cộng thanh toán. Số tiền bằng chữ được lập theo tổng tiền thanh toán.
+ Trường hợp bán hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn (hóa đơn đặt in) thì được phép lập bảng kê bán hàng kèm theo, và khi đó nội dung hóa đơn chỉ cần ghi “Bán hàng kèm theo bảng kê số…. ngày…./…./….. Bao nhiêu liên thì có bấy nhiêu bảng kê, và đóng dấu giáp lai giữa liên hóa đơn và bảng kê. Bảng kê phải thể hiện rõ là bảng kê kèm theo hóa đơn số…. ký hiệu hóa đơn…. Mẫu số hóa đơn…..
+ Trường hợp hóa đơn tự in thì độ dài của hóa đơn không giới hạn (in từ giấy cuộn), mà phụ thuộc vào số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Về cách lập nội dung cụ thể từng trường hợp bạn đọc thêm tại:
>>> Cách lập hóa đơn một số trường hợp đặc thù
>>> Cách lập hóa đơn với đơn vị tiền tệ là ngoại t

7/ Cách lập hóa đơn phần Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có)

+ Tiêu thức người mua hàng ký, do người mua ký, nếu người mua không ký được thì có thể viết hoặc đóng dấu “Bán hàng qua fax, điện thoại”
+ Người bán ký: Thường là người viết hóa đơn ký luôn
+ Thủ trưởng đơn vị: Khi thủ trưởng đơn vị ký thì dấu công ty được đóng tại nơi ký. Nhưng nếu thủ trưởng đơn vị mà không có mặt để ký thì ủy quyền cho người bán hàng ký (thường là các trưởng, phó phòng…). Thì phải có giấy ủy quyền, người được ủy quyền, ko được phép ủy quyền cho người thứ 3. Khi đó bạn sẽ đóng dấu treo lên hóa đơn (đóng góc trái trên cùng của hóa đơn).
+ Bạn có thể ký trực tiếp (ký sống) trên từng liên hóa đơn, hoặc ký qua giấy than, hay qua giấy cacbon đều được, kể cả chữ ký của thủ trưởng đơn vị (Theo luật kế toán, chỉ có chứng từ chi tiền mới phải ký từng liên). Nhưng thường thì chữ ký của thủ trưởng đơn vị được ký trên từng liên.
+ Một số trường hợp không phải có tiêu thức người mua, người bán, thủ trưởng đơn vị ký. Bạn tìm đọc tại thông tư 39/2014/TT-BTC, hướng dẫn về hóa đơn.

8/ Cách lập hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.
+ Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
+ Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;
+ Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn
+ Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra)
(Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC – Sửa đổi điểm k Khoản 1 Điều 4 TT 39)

9/ Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.
a) Ngoài nội dung bắt buộc nêu trên, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.
b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

10/ Một số trường hợp cách lập hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc.
a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
+ Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”
(Theo Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC)
b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

>>> Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách lập hóa đơn mới nhất tại thời điểm này. Bạn căn cứ vào đặc thù doanh nghiệp mình mà nghiên cứu thật kỹ cách lập hóa đơn đối với đơn vị bạn. Trường hợp có vướng mắc về hóa đơn chứng từ bạn có thể liên hệ với Học Viện Kế Toán Việt Nam hoặc tham khảo và theo học một số chương trình huấn luyện kế toán thực tế của chúng tôi để được thực hành những tình huống hóa đơn đặc thù và phong phú hơn:
+ Kế toán thuế tổng hợp thực tế cho người Đã học kế toán
+ Kế toán thuế tổng hợp thực tế cho người Mới bắt đầu
+ Kế toán thực tế MÔ PHỎNG
+ Thực hành Kế toán thực tế trên Excel nâng cao
+ Thực hành Kế toán thuế thực tế trên Phần mềm kế toán
Khóa học thực tế về Lý thuyết và Thực hành kê khai thuế

Bài viết bạn NÊN XEM:
>>> Giải mã các nội dung trên hóa đơn
>>> Cách lập hóa đơn một số trường hợp đặc thù
>>> Cách xử lý khi lập sai hóa đơn

Vì sự thành công của bạn!
HỌC VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM – HUẤN LUYỆN KẾ TOÁN THỰC TẾ

BÀI VIẾT CÓ BỔ ÍCH VỚI BẠN? HÃY ĐỂ LẠI LỜI BÌNH VÀ CHIA SẺ CHO MỌI NGƯỜI NHÉ!
Share.

About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC: 0987 779 005

Close
Ủng hộ Học Viện Kế Toán Việt Nam
Hãy Like và +1 để xem tiếp nội dung