Hướng dẫn thủ tục lập thông báo phát hành hóa đơn

0

Kế toán sau khi đã đặt in hóa đơn xong, muốn sử dụng hóa đơn một cách hợp pháp kế toán cần tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Vậy cụ thể thông báo này lập như thế nào? Trong bài viết này Học Viện Kế Toán Việt Nam sẽ hướng dẫn qua các bước như sau:

1. Căn cứ pháp lý:
– Điều 9 thông tư 39/2014/TT-BTC – Phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh.
– Khoản 5, điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC – Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014.

2. Đối tượng áp dụng:
“Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.”

3. Khi nào lập thông báo phát hành hóa đơn?

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành”

4. Hồ sơ đối với việc lập thông báo phát hành hóa đơn là gì?

Thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC
– Hóa đơn mẫu

4.1. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn TB01/AC. Mẫu này được ban hành tại thông tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015.
Kế toán tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn như sau:
Mở phần mềm HTKK mới nhất => Đăng nhập => Hóa đơn => Thông báo phát hành hóa đơn TB01/AC => Ngày thông báo => Đồng ý.
Cột mã loại hóa đơn: Kế toán tích chọn loại mã hóa đơn tương ứng mà doanh nghiệp phát hành
Cột tên loại hóa đơn: Phần mềm sẽ tự động cập nhật theo mã hóa đơn
Cột mẫu số: Phần mềm sẽ tự cập nhật theo mã loại hóa đơn. Ở cột ký hiệu mẫu hóa đơn phần mềm chỉ hiển thị ra theo ký hiệu của mẫu hóa đơn như 01GTKT, 02/GTTT. Các bạn phải điền nốt đuôi còn thiếu vào.

Hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn

Hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn

Như ví dụ trên Học Viện Kế Toán Việt Nam có mẫu hóa đơn là 01GTKT và các bạn phải điền nốt 2/001 Hóa đơn GTGT 2 liên và in theo mẫu lần 1
(Thông thường thì các bạn sẽ thấy là 01GTKT3/001, tức là 3 liên, ít người biết rằng chúng ta có tối thiểu 2 liên, tối đa 9 liên)
Cột số lượng: Phần mềm HTKK sẽ tự động cập nhật theo dữ liệu ở cột Từ số đến cột Đến Số
Cột từ số: Nhập số hóa đơn bắt đầu sử dụng
Cột đến số: Nhập số cuối cùng trong tổng số hóa đơn đơn vị muốn thông báo phát hành
Cột ngày tháng bắt đầu sử dụng: Nhập ngày tháng đơn vị bắt đầu sử dụng hóa đơn (Lưu ý: ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn phải sau ngày ký thông báo phát hành hóa đơn ít nhất 10 ngày hoặc 05 ngày kể từ ngày nộp thông báo này cho cơ quan thuế).
Cột tên doanh nghiệp in, cung cấp phần mềm: Điền tên công ty bạn đặt in hóa đơn
Cột mã số thuế: Nhập mã số thuế đơn vị đơn vị bạn thuê đặt in hóa đơn
Cột Số hợp đồng: Nhập số hợp đồng đặt in hóa đơn
Cột ngày hợp đồng: Nhập số ngày trên hợp đồng đặt in hóa đơn

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn

 4.2. Hóa đơn mẫu – đây là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. Hóa đơn mẫu này do công ty in hóa đơn cung cấp cho doanh nghiệp (thường sẽ có 2 bộ mẫu).

Hóa đơn mẫu

Hóa đơn mẫu

5. Nộp thông báo phát hành hóa đơn như thế nào?

Sau khi đã hoàn thiện việc lập thông báo phát hành hóa đơn, bạn in ra (02) bản giấy, ký đóng dấu và mang lên nộp tại phòng 1 cửa của chi cục thuế. Hoặc thực hiện kết xuất XML để nộp qua mạng.

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, nếu thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp có vấn đề thì cơ quan thuế sẽ có văn bản thông báo cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

6/ Niêm yết thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu tại doanh nghiệp.
Sau khi nộp xong, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải niêm yết tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Kế toán cần căn cứ vào “Ngày bắt đầu sử dụng” trên thông báo phát hành hóa đơn để tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng. Trách trường hợp xuất hóa đơn trước ngày được phép sử dụng.

7/ Thông báo phát hành hóa đơn lần 2.

Sau khi sử dung hết lượng hóa đơn đã phát hành lần 1, DN có nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn thì vẫn thực hiện theo những quy định trên và thông báo phát hành hóa đơn lần 2.

“Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.”

8/ Thông báo phát hành hóa đơn với đơn vị trực thuộc
“Trường hợp doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế GTGT riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế GTGT cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.”

9/ Xử lý vi phạm về thông báo phát hành hóa đơn
Điều 10 – thông tư 10/2014/TT-BTC quy định – Hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn
“1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập Thông báo phát hành không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hoá đơn giao cho khách hàng.
Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 2.000.000 đồng.

b) Không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định.
Việc niêm yết Thông báo phát hành hoá đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 2.000.000 đồng. 

2. Đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng:
a) Trường hợp tổ chức, cá nhân chứng minh đã gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế trước khi hoá đơn được đưa vào sử dụng nhưng cơ quan thuế không nhận được do thất lạc thì tổ chức, cá nhân không bị xử phạt.

b) Phạt tiền 6.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.

c) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa đến kỳ khai thuế. Người bán phải cam kết kê khai, nộp thuế đối với các hóa đơn đã lập trong trường hợp này.”

Trên đây là những bước chi tiết để các bạn lập thông báo phát hành hóa đơn. Cũng như những lưu ý trong quá trình làm. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể comment bên dưới Học Viện Kế Toán Việt Nam sẽ tiến hành giải đáp trong thời gian sớm nhất.

Để hiểu rõ hơn về hóa đơn chứng từ cũng như các sắc thuế khác. Bạn có thể tham khảo và tham gia một số chương trình huấn luyện kế toán thực tế của Học Viện Kế Toán Việt Nam tại:

+ Kế toán thuế tổng hợp thực tế cho người Đã học kế toán
+ Kế toán thuế tổng hợp thực tế cho người Mới bắt đầu
+ Kế toán thực tế MÔ PHỎNG
+ Thực hành Kế toán thực tế trên Excel nâng cao
+ Thực hành Kế toán thuế thực tế trên Phần mềm kế toán
Khóa học thực tế về Lý thuyết và Thực hành kê khai thuế

Bài viết hay cho bạn: >>> Hướng dẫn lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Vì sự thành công của bạn!
HỌC VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM – HUẤN LUYỆN KẾ TOÁN THỰC TẾ

BÀI VIẾT CÓ BỔ ÍCH VỚI BẠN? HÃY ĐỂ LẠI LỜI BÌNH VÀ CHIA SẺ CHO MỌI NGƯỜI NHÉ!
Share.

About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC: 0973 09 22 99

Close
Ủng hộ Học Viện Kế Toán Việt Nam
Hãy Like và +1 để xem tiếp nội dung