Âm quỹ tiền mặt là bài toán khá đau đầu với các bạn làm kế toán thuế, nhất là kế toán của các doanh nghiệp nhỏ, vừa, mang tính chất gia đình.
Vậy khi gặp trường hợp âm quỹ tiền mặt thì kế toán cần phải làm gì? Tìm nguyên nhân thế nào và đưa ra giải pháp gì để khắc phục?
1/ Nguyên nhân dẫn đến âm quỹ tiền mặt:
Kế toán không theo dõi sát quá trình thu chi tiền mặt của doanh nghiệp. Định kỳ không kiểm kê, đối chiếu quỹ tiền mặt dẫn đến:
+ Khi tiền mặt còn ít, trong cùng một ngày hạch toán Chi trước, Thu sau => Âm thời điểm (có thể tổng tiền tồn quỹ vẫn dương, nhưng tại từng thời điểm thì âm).
+ Một nghiệp vụ chi tiền mặt hạch toán trùng nhiều lần => Tăng chi.
+ Hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền mặt => Giảm thu.
+ Ghi sai số tiền thu chi. Thu đc 19.000.000đ mà nhầm 1.900.000đ. Chi ra có 1.000.000đ mà nhầm thành 10.000.000đ.
+ Mua hóa đơn khống làm chi phí. Những hóa đơn mua này đều dưới 20trđ nên kế toán hạch toán qua tiền mặt (chi khống) => Tăng chi.
+ Xử lý chi phí thuế TNDN bằng các khoản chi mang tính chất nội bộ (lương, thưởng…) đều qua tiền mặt, nhưng thực tế không phát sinh (chi khống) => Tăng chi.
+ Bán hàng không xuất hóa đơn => Thực tế có thu, nhưng sổ kế toán không có chứng từ thu, mà chi thì vẫn chi => âm quỹ.
+ Toàn bỏ tiền túi chi mà không nhìn vào vốn góp của doanh nghiệp. Nhất là những công ty mới, thành lập với vốn điều lệ ít (né môn bài). Thời gian đầu chưa có đầu ra (chưa thu được tiền), nhưng mua sắm thì nhiều. Cứ tiền túi bỏ ra, đến khi bỏ nhiều hơn cả vốn chủ => âm quỹ.
Âm quỹ tiền mặt phải làm gì
2/ Vậy giải pháp nào để xử lý âm quỹ tiền mặt?
Mọi sai sót xảy ra thì điều đầu tiên là phải rà soát lại toàn bộ hệ thống sổ sách. Nếu do nhầm lẫn kiểu như: hạch toán nhầm, hạch toán thiếu, hạch toán trùng thì hạch toán lại cho đúng. Sau khi sửa xong mà vẫn âm thì tiếp tục khắc phục:
a/ Xử lý âm thời điểm đã xa thời gian thực.
Kiểu như hôm nay ngày 10/10/N phát hiện ngày 02/02/N bị âm. Đây là tình huống phổ biến và cách xử lý hầu hết là thực hiện các giải pháp ngắn hạn.
Tại thời điểm âm quỹ tiền mặt bạn thực hiện:
+ Mượn tiền ngắn hạn của các thành viên Công ty (111/3388). Đến thời điểm nào nhiều tiền thì hạch toán trả bớt.
+ Vay tiền của các thành viên Công ty hoặc thành viên ngoài Cty (111/341). Khi vay nhớ phải có lãi suất (nếu vay không lãi suất hoặc lãi suất 0% là không đúng giao dịch thị trường, có khả năng bị truy thu thuế TNCN của đối tượng cho vay). Với trường hợp này, vì đang chế số liệu nên để hình thức trả lãi là trả khi kết thúc hợp đồng vay. Khi trả lãi nhớ khấu trừ 5% thuế TNCN của người cho vay.
+ Kiểm tra xem có hóa đơn mua vào nào dưới 20trđ mà đã hạch toán trả tiền mặt thì đổi hạch toán sang TK331 (thay vì Có 111 thì Có 331). Đến thời điểm nào có nhiều tiền thì hạch toán trả tiền (331/111).
+ Khống một số khoản nhận tiền trước của người mua (111/131). Đến thời điểm nào nhiều tiền thì coi như hợp đồng không thực hiện được, hạch toán trả lại (131/111).
+ Một số khoản chi nội bộ đã chi bằng tiền mặt (lương, thưởng…) thì tạm hoãn trong thời gian cho phép.
Lưu ý: các trường hợp trên hầu hết là CHẾ số liệu, nên các bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, kín kẽ (hợp đồng, biên nhận, quy chế, phiếu thu…)
b/ Xử lý âm quỹ tiền mặt khi phát hiện ngay tại thời điểm thực tế.
Nếu tại thời điểm thực tế bạn phát hiện bị âm quỹ tiền mặt và bạn đã dùng các cách như trên mà không được thì bạn có thể nghĩ đến vốn điều lệ của doanh nghiệp. Bạn kiểm tra xem doanh nghiệp góp đủ vốn chưa?
+ Nếu chưa góp đủ theo vốn điều lệ đã đăng ký thì thực hiện góp vào để tăng tiền mặt (111/411).
(Lưu ý: trường hợp này cần căn cứ vào thời hạn góp vốn: Theo quy định khi mới thành lập thì thời hạn góp vốn là 90 ngày kể từ ngày trên giấp phép đăng ký doanh nghiệp. Như vậy nếu bây giờ bạn thấy chưa góp đủ, mà ngày bị âm quỹ vẫn trong thời hạn góp 90 ngày thì ok. Nhưng nếu đã quá 90 ngày mà bạn vẫn muốn dùng giải pháp này thì bạn sẽ bị phạt theo quy định về đăng ký kinh doanh, do bạn góp vốn không đúng thời hạn).
+ Nếu đã góp đủ vốn thì xem xét đến trường hợp Tăng vốn điều lệ (cá nhân góp thêm).
Kế toán hoàn tất hồ sơ tăng vốn điều lệ (Họp hành, ra biên bản…) và hạch toán tăng tiền mặt (111/411). Trong vòng 10 ngày kể từ ngày góp đủ vốn (đương nhiên ngày góp đủ phải trước ngày bị âm quỹ) kế toán làm thủ tục đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN và nộp lên Cơ quan đăng ký kinh doanh (sở kế hoạch đầu tư) theo mẫu quy định.
Trên đây là một số nguyên nhân và giải pháp khắc phục tình trạng âm quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp. Các bạn có thể tham khảo để áp dụng cho doanh nghiệp mình nhé. Mà tốt nhất là hãy chăm chỉ làm việc, theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trong doanhn nghiệp, hạch toán kịp thời để sổ sách được chuẩn chỉ nhất.
Chúc các bạn thành công!
Tham khảo thêm: