Cách xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

0

Xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế như thế nào? Bạn bỏ ngoài sổ sách hay vẫn ghi sổ kế toán? Nếu ghi sổ thì bạn phải làm thế nào để không vi phạm pháp luật về thuế.

Có nhiều bạn xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp bằng cách bỏ ngoài sổ sách khoản chi đó. Điều này dẫn đến Báo cáo tài chính của doanh nghiệp bạn là báo cáo RỞM (Báo cáo không phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp). Và có nhiều trường hợp khi bỏ ngoài sổ sách thì dẫn đến sai lệch số liệu (sai lệch ngân hàng, công nợ…).

Trong bài viết này, vaa.com.vn sẽ đưa ra một vài khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN mà các bạn hay gặp phải, và hướng dẫn chi tiết các bạn cách xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN? Từ khi hạch toán đến khi quyết toán thuế cuối năm.

Căn cứ pháp lý: Điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015, hiệu lực 06/08/2015

I/ Chi phí không được trừ là các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  • Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
  • Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Dưới đây chúng ta cùng đưa ra tình huống và phân tính một số trường hợp liên quan đến chi phí được trừ và chi phí không được trừ theo hướng dẫn tại thông tư 96/2015/TT-BTC. Cũng như đưa cách xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Xử lý chi phí không được trừ

Xử lý chi phí không được trừ

II/ Các tình huống dẫn đến phải xử lý chi phí không được trừ

1. Mua hàng không lấy được hóa đơn tài chính

Hóa đơn tài chính là các hóa đơn như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng (phương pháp tực tiếp), các tem, vé, thẻ đặc thù được thông báo phát hành theo đúng quy định.

Ví dụ: Công ty A phát sinh một số chi phí với giá trị nhỏ, và mua của các cửa hàng (không có hóa đơn tài chính) mà chỉ có hóa đơn lẻ, tổng trị giá mua trong năm là 5.000.000 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

a. Theo chế độ kế toán:

Hạch toán và ghi nhận theo số thực tế đã chi
Nợ TK 642/ Có TK 111: 5.000.000

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911/ Có TK 642: 5.000.000

b. Theo chính sách thuế:

Không được tính vào chi phí được trừ vì không có hóa đơn tài chính.

2. Phần trích khấu hao tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe

Đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn); thì phần khấu hao được trính vào chi phí được trừ là phần nguyên giá từ 1,6 tỷ đồng trở lại. Còn phần khấu hao vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ là chi phí không được trừ.

Ví dụ: Công ty A hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kế toán, có mua 1 ô tô 5 chỗ ngồi trị giá 2 tỷ, thuế GTGT 10%. Theo quy định thì tài sản này trích khấu hao từ 6-10 năm. Công ty A quyết định trích khấu hao tài sản này trong 8 năm và theo phương pháp đường thẳng. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

a. Theo chế độ kế toán:

+ Hạch toán và ghi nhận sổ kế toán theo thực tế

Nợ TK 211:  2.000.000.000 + 40.000.000
Nợ TK 133:  160.000.000
Có TK 331: 2.200.000.000

(Số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ là 40.000.000 cộng vào nguyên giá của TSCĐ)

+ Hàng năm, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

+ Mức khấu hao năm = 2.040.000.000 / 8 = 255.000.000

+ Hạch toán chi phí khấu hao hàng năm
Nợ TK 642/ Có TK 214: 255.000.000

+ Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911/ Có TK 642: 255.000.000

b. Theo chính sách thuế:

+ Chỉ được tính vào chi phí được trừ phần khấu hao tương ứng với nguyên giá 1.600.000.000đ.

+ Mức khấu hao năm = 1.600.000.000 / 8 = 200.000.000

+ Chênh lệch khấu hao năm giữa chế độ kế toán và thuế là 255.000.000 – 200.000.000 = 55.000.000

=> Chênh lệch này là chi phí không được trừ

Xem >> Cách hạch toán xe ô tô trên 1.6 tỷ đồng

3/ Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý.

Ví dụ: Công ty A xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt, nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư 500tr. Cty A vẫn hạch toán vào tài khoản 621, cuối kỳ kết chuyển vào 154 để tính giá thành sản phẩm. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

a. Theo chế độ kế toán:

Chi phí vật tư vượt định mức, doanh nghiệp không được hạch toán vào 621 để tập hợp tính giá thành sản phẩm, mà phải hạch toán vào tài khoản 632: Giá vốn hàng bán, và lên báo cáo tài chính.

+ Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:
Nợ TK 632/ Có TK 152: 500.000.000

+ Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911/ Có TK 632: 500.000.000

b. Theo chính sách thuế:

Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 500.000.000 vượt định mức tiêu hao

4/ Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH MTV

Theo  quy định thì tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ);… là chi phí không được trừ.

Ví dụ: Công ty A là Công ty TNHH MTV (do 1 cá nhân làm chủ), trong năm có chi lương cho Giám đốc công ty (cũng là chủ sở hữu công ty) là 200tr. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

a. Theo chế độ kế toán:

+ Khi tính lương cho Giám đốc, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642/ Có TK 334: 200.000.000

+ Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911/  Có TK 642: 200.000.000

b. Theo chính sách thuế:

Không được tính vào chi phí được trừ 200.000.000đ

Xem >> Chính sách thuế với Giám đốc là chủ sở hữu Cty TNHH MTV

5/ Xử lý chi phí lãi vay của cá nhân

Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay là chi phí không được trừ (hiểu nôm na là vay của cá nhân).

Ví dụ: Năm 20N, Công ty A vay 1 tỷ của anh Nguyễn Lợi Nhuận để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi suất là 15%/năm (Biết rằng lãi suất cơ bản do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố là 9%/năm)

=> Chi phí lãi vay năm 20N là 1.000.000.000 x 15% = 150.000.000

=> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

a. Theo chế độ kế toán:

+ Khi trả lãi tiền vay, kế toán hạch toán:
Nợ TK 635/ Có TK 112: 150.000.000

+ Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 150.000.000
Có TK 635: 150.000.000

b. Theo chính sách thuế:

Chỉ được tính vào chi phí được trừ phần chi phí lãi vay không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ( tức 9% x 150% = 13.5%)

=> Chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ là 1.000.000.000 x 13.5% = 135.000.000

=> Chi phí lãi vay theo chế độ kế toán là 150.000.000, theo chính sách thuế là 135.000.000 => Chênh lệch 15.000.000.

=> Vậy các bạn xử lý chi phí không được trừ này như thế nào?

6/ Xử lý chi phí lãi vay khi chưa góp đủ vốn

Chi trả lãi tiền vay vốn tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh.

Ví dụ: Công ty A là công ty TNHH, vốn điều lệ 5 tỷ. Thời hạn góp vốn theo quy định là 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tính đến tháng 12/20N Công ty A đã thành lập được 5 tháng, nhưng vốn điều lệ còn thiếu 1 tỷ đồng. Trong năm 20N Công ty A có vay ngân hàng 3 tỷ, lãi suất là 10%/năm.

=> Chi phí lãi vay năm 20N là: 3.000.000.000 x 10% = 300.000.000

a. Theo chế độ kế toán:

+ Khi trả lãi tiền vay, kế toán hạch toán theo số thực tế:
Nợ TK 635/ Có TK 112: 300.000.000

+ Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911/ Có TK 635: 300.000.000

b. Theo chính sách thuế:

Phần chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được tính vào chi phí được trừ là 1.000.000.000 x 10% = 100.000.000

=> Chi phí lãi vay theo chế độ kế toán là 300.000.000, theo chính sách thuế là 100.000.000 => Chênh lệch 200.000.000 là chi phí không được trừ.

7/ Chi trang phục cho người lao động

Chi trang phục bằng hiện vật không có hóa đơn, chứng từ. Chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 trđ/người/năm là chi phí không được trừ.

Ví dụ: Công ty A trong năm 20N chi trang phục bằng tiền cho 10 người lao động như sau:

10 người x  5.500.000 = 55.000.000đ

a. Theo chế độ kế toán:

+ Khi chi tiền trang phục cho nhân viên, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642/ Có TK 112: 55.000.000

+ Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911/ Có TK 642: 55.000.000

b. Theo chính sách thuế:

Chỉ được tính vào chi phí được trừ phần chi trang phục trong năm cho 1 người lao động là 5.000.000đ

Tổng chi phí được trừ theo thuế là: 10 người x 5.000.000 = 50.000.000đ

=> Chênh lệch giữa kế toán và thuế là: 55.000.000 – 50.000.000 = 5.000.000 (không được trừ)

8/ Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái

Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế bao gồm chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm là: tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ (trừ lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế).

Ví dụ: Cuối năm 20N, có 1 khoản công nợ phải thu khách hàng (TK131) là 100.000 USD tương ứng 2.105.000.000 (tỷ giá 21.050). Tỷ giá đánh giá cuối năm 20N là 21.036 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

Chênh lệch tỷ giá được xác định: = 21.036 – 21.050 = -14đ/$ tương ứng -1.400.000VNĐ => Lỗ

a. Theo chế độ kế toán:

+ Kế toán hạch toán đánh giá lại cuối năm 20N của khoản phải thu có gốc ngoại tệ theo tỷ giá 21.036 như sau:
Nợ TK 413/ Có TK 131: 1.400.000

+ Kết chuyển sang chi phí tài chính
Nợ TK 635/ Có TK 413: 1.400.000

+ Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911/ Có TK 635: 1.400.000

b. Theo chính sách thuế:

Không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN phần chênh lệch 1.400.000đ.

9/ Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính

Bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp tiền thuế, vi phạm hành chính về lao động, bảo hiểm và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.

Ví dụ: Công ty A bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế là 10.000.000, và đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

a. Theo chế độ kế toán:

+ Căn cứ vào quyết định xử phạt vi phạm hành chính, và giấy nộp tiền, hạch toán:
Nợ TK 811/ Có TK 3339: 10.000.000
Nợ TK 3339/ Có TK 112: 10.000.000

+ Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911/ Có TK 811: 10.000.000

b. Theo chính sách thuế:

Khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ

III/ Xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Tất cả các chi phí không được trừ nêu trên đều có chung một cách xử lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp như sau:

+ Trong năm tính thuế, kế toán tự xác định các khoản chi phí không được trừ và loại ra khi quyết toán thuế TNDN.

+ Trong các tình huống trên, với mỗi một tình huống:

  • Về chế độ kế toán: các bạn đều ghi nhận theo số thực tế vào tài khoản chi phí. Cuối kỳ kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh bình thường.
  • Về chính sách thuế: các khoản chi phí đó không được tính vào chi phí được trừ nên sẽ phải loại ra khi quyết toán thuế TNDN.

Ví dụ: Trong năm 20N Công ty A có:

  • Tổng doanh thu là 400.000.000,
  • Tổng chi phí là 275.000.000
  • (Trong đó chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là 85.000.000)
  • Lợi nhuận trước thuế ghi nhận theo chế độ kế toán = 400.000.000 – 275.000.000 = 125.000.000
  • Thu nhập tính thuế theo pháp luật thuế = 400.000.000 – (275.000.000 – 85.000.000) = 210.000.000 (Đã loại bỏ 85.000.000 là chi phí không được trừ)
  • Số thuế TNDN phải nộp tính trên thu nhập tính thuế = 210.000.000 x 22% = 46.200.000
  • Lợi nhuận sau thuế trên sổ kế toán = 125.000.000 – 46.200.000 = 78.800.000

Tại tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí không được trừ 85.000.000 được điều chỉnh vào Chỉ tiêu B4 – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: Chỉ tiêu này phản ánh toàn bộ các khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định của Luật thuế TNDN.

Xem chi tiết tại tờ khai quyết toán thuế TNDN như sau:

Cách xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Cách xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng, tại sao lại phải làm thế cho mất công, không được tính vào chi phí được trừ thì thôi, không hạch toán nữa, làm thế cho đơn giản. Và các bạn sẽ theo dõi 2 hệ thống sổ sách kế toán tại Doanh nghiệp:

  • Hệ thống sổ sách theo thuế (ghi nhận những hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp)
  • Và một hệ thống sổ sách theo kế toán nội bộ (ghi nhận tất cả các nghiệp vụ của doanh nghiệp, không phân biệt trược trừ hay không được trừ).

Và nếu bạn đã và đang xử lý như vậy thì bạn chưa phải là một kế toán giỏi. Bạn chỉ biết về thuế và chạy theo thuế, mà chưa hiểu hết về kế toán. Hơn nữa sẽ có những tình huống mà bạn không thể nào xử lý được.

Ví dụ như trường hợp 9: “Chi phí phạt do vi phạm hành chính”. Bạn biết khoản chi này không được trừ nên không hạch toán, nhưng công ty bạn đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Nếu không hạch toán thì sẽ không thể nào khớp được với sổ phụ của ngân hàng. Và đồng thời báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng không phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về nội dung này, chúng ta cùng phân tích thêm như sau:

Ví dụ: Trong năm 20N Công ty A có:

  • Tổng doanh thu là 400.000.000,
  • Tổng chi phí là 275.000.000
  • (Trong đó chi phí không được trừ là 85.000.000).
  • Bạn biết 85.000.000 này là chi phí không được trừ nên không hạch toán.

+ Chi phí được trừ theo thuế là: 275.000.000 – 85.000.000 = 190.000.000đ

+ Kế toán bỏ ngoài sổ sách 85 trđ, lúc này tính thuế TNDN như sau:

  • Lợi nhuận kế toán trước thuế = 400.000.000 – 190.000.000 = 210.000.000
  • Số thuế TNDN phải nộp = 210.000.000 x 22% = 46.200.000
  • Lợi nhuận sau thuế = 210.000.000 – 46.200.000 = 163.800.000

Như vậy nếu hạch toán đầy đủ số liệu thực tế phát sinh thì lợi nhuận chỉ có 78.000.000đ. Còn nếu bỏ ngoài sổ sách phần chi phí không được trừ thì lợi nhuận lên tận 163.800.000đ. Số liệu này không phải ánh đúng tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (lãi ảo).

Kết luận:

+ Trên đây là một số khoản chi không được trừ và cách xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN mà các bạn thường gặp phải trong thực tế. Các bạn nhớ nguyên tắc để xử lý khi gặp các trường hợp tương tự nhé:

  • Hạch toán và ghi nhận theo đúng thực tế, cuối kỳ kết chuyển bình thường
  • Khi tính thuế TNDN, sẽ phải loại chi phí không được trừ ra trước khi tính thuế
  • Khoản chi không được trừ điều chỉnh vào Chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Xem thêm về chi phí:



About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC ONLINE: 0973 09 22 99