Cách xử lý số dư có tài khoản 131, nguyên nhân, giải pháp?

0

Xử lý số dư có tài khoản 131 như thế nào? Câu hỏi này nhiều bạn sẽ bảo bình thường, sao phải xử lý. Về nội dung hạch toán kế toán, cũng như kết cấu của tài khoản 131, thì tài khoản này có thể Dư Nợ hoặc Dư Có mà.

+ Nếu Tk 131 dư Nợ: Là số tiền còn phải thu của khách hàng.
+ Nếu Tk 131 dư Có: Là phản ánh số tiền nhận trước (đặt trước), hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng, tức là khách trả thừa. Cũng cần nói thêm rằng khả năng khách hàng trả thừa là rất ít xảy ra. Nếu trả thừa nhiều thì đó cũng là tạm ứng cho lần mua sau.

Đúng là như vậy, về mặt kế toán thì tài khoản 131 dư có là bình thường. Nhưng ở góc độ của thuế nhìn vào thì sẽ có những trường hợp bất bình thường.

Vậy nếu bất bình thường thì cách xử lý số dư có tài khoản 131 là như thế nào để cơ quan thuế coi đó là bình thường. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé:

Số dư có Tk 131 sẽ được cán bộ thuế chú ý khi kiểm tra, thanh tra thuế. Nếu không có đầy đủ hồ sơ chứng minh tại sao Tk 131 lại dư Có thì sẽ có nguy cơ như:
+ Bán hàng không xuất hóa đơn => Trốn doanh thu, trốn thuế => phạt
+ Truy thu các loại thuế liên quan (như thuế GTGT, TNDN)
+ Phạt vi phạm hành chính thuế (thông thường 20% trên số thuế chậm nộp)
+ Tính tiền chậm nộp tiền thuế (0,03% x Số tiền thuế chậm x Số ngày chậm)
+ vân vân và mây mây…

Như vậy trước khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra thuế tại doanh nghiệp thì kế toán cần nghĩ cách xử lý số dư có tài khoản 131. Trước tiên là rà soát số liệu:

+ Rà soát lại toàn bộ số liệu công nợ phải thu theo từng khách hàng cụ thể. Khách hàng nào có số dư có tài khoản 131 thì phải kiểm tra ngay để có phương án xử lý.
+ Rà soát lại toàn bộ hợp đồng, nội dung hợp đồng của những khách hàng đang dư có 131 (với những trường hợp Tk 131 dư có thì gần như bắt buộc phải có hợp đồng, trên hợp đồng có điều khoản về tạm ứng).
+ Ra soát lại chứng từ thanh toán và nội dung trên chứng từ (nội dung là “tạm ứng” hay là “thanh toán”).
+ Rà soát lại việc xuất hóa đơn cho từng khách hàng đã đầy đủ chưa? Kiểm tra thời gian giao hàng, nghiệm thu… với thời gian thanh toán, xuất hóa đơn đã khớp nhau hay chưa?…

Sau khi rà soát lại toàn bộ thì sẽ có một số trường hợp xảy ra. Dưới đây là cách xử lý số dư có tài khoản 131, nguyên nhân, giải pháp.

+ Nếu dư có Tk 131 là do nhầm lẫn trong hạch toán thì hạch toán lại cho đúng. (kiểu như đã xuất hóa đơn mà quên chưa hạch toán).

+ Nếu dư có tài khoản 131 là do cá nhân chuyển khoản thanh toán vào tài khoản công ty, cá nhân không cần hóa đơn, và sếp không cho xuất hóa đơn. Thì coi như giao dịch không thành công, làm thủ tục hủy hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, trả tiền lại cho cá nhân đó (tiền mặt hoặc chuyển khoản được thì tốt, đương nhiên phải là người tin tưởng được để họ còn trả lại tiền mặt cho mình).

+ Nếu dư có tài khoản 131 là do khách hàng ứng trước, có lấy hóa đơn, đã giao hàng, đã nghiệm thu…, nhưng quên chưa xuất hóa đơn. Thời gian dư có tài khoản 131 trong trường hợp này lại kéo dài.

>>> Thì cách xử lý số dư có tài khoản 131 có thể là: Coi như đang bị tạm ngưng hay gián đoạn trong sản xuất. Hàng hóa đầu vào chậm trễ. Hai bên chưa thống nhất được chất lượng hàng hóa, địa điểm giao hàng. Gián đoạn trong thi công nên chưa nghiệm thu được …vv
>> Kế toán lập biên bản ghi nhận một trong hoặc tất cả các sự việc nêu trên, có phạt vi phạm hợp đồng nữa lại càng hay. Mục đích là để chứng minh vì sao thời gian dư có Tk 131 lại kéo dài. Sau đó thực hiện xuất hàng (nếu công ty xây dựng là nghiệm thu), xuất hóa đơn cùng thời gian để triệt tiêu dư có Tk 131.

+ Cuối cùng chuyển khoản trả lại người mua số tiền dư có tài khoản 131:
– Nếu giao dịch là có thật thì miễn bàn nữa.
– Nếu giao dịch là ảo: do dư có Tk 131 là do nhầm lẫn của kế toán chứ thực tế công nợ không phải vậy. Thì sau khi chuyển khoản cho khách, nhờ khách trả lại bằng tiền mặt (tất nhiên là phải tin tưởng thì mới làm đc trường hợp này).

Trên đây là các tình huống và một số cách xử lý số dư có tài khoản 131. Nếu có thêm tình huống khác, cách xử lý khác thì các bạn góp ý và comment trong phần thảo luận nhé.

Cảm ơn và chúc thành công!

Xem thêm về kế toán công nợ:

Thanh toán bù trừ công nợ
Học kế toán tổng hợp để làm tốt hơn

 



About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC ONLINE: 0973 09 22 99