Hàng năm vào các ngày lễ, tết của đất nước các doanh nghiệp thường có những khoản biếu tặng cho cán bộ công nhân viên hoặc khách hàng. Vậy hồ sơ hàng biếu tặng gồm những gì? Hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé:
Trong một năm hoạt động của doanh nghiệp chúng ta có thể kể đến rất nhiều những ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết như: Tết dương lịch 1/1, các ngày tết âm lịch, giỗ tổ Hùng Vương, giải phóng miền nam 30/4, quốc tế lao động 1/5, rằm tháng 8, tết độc lập 2/9, 8/3, 20/10, 20/11… Trong những ngày này thì hầu hết các doanh nghiệp đều có những khoản tiền thưởng hoặc quà để biếu, tặng cho công nhân viên nhằm khích lệ tinh thần hăng say lao động, nâng cao hiệu quả, năng xuất lao động và tạo mối quan hệ tốt hơn giữa chủ doanh nghiệp và người lao động.
Hay các ngày kỷ niệm của doanh nghiệp, hội nghị khách hàng… thì doanh nghiệp cũng có quà tặng cho khách hàng để tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Hàng biếu tặng có thể là hàng do doanh nghiệp tự sản xuất, có thể là mua về để biếu tặng. Dù là tự sản xuất có được hay đi mua ngoài hàng biếu tặng thì đều phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của giao dịch này.
1. Đối với hàng biếu tặng thì:
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để biếu, tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
- Phải xuất hóa đơn đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng. (VAT đầu ra của hóa đơn này không được tính vào chi phí được trừ)
- Hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế giá trị gia tăng như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.
- Phải ghi nhận giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng theo giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương trên thị trường.
- Được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN mà không bị khống chế.
- Không phải ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng.
Hồ sơ hàng biếu tặng
2. Hồ sơ hàng biếu tặng phải đảm bảo những thủ tục sau:
2.1. Hồ sơ hàng biếu tặng cho khách hàng gồm:
+ Quyết định về việc biếu tặng cho khách hàng, kèm theo danh sách khách hàng nhận biếu tặng.
+ Hợp đồng mua hàng (nếu có)
+ Hoá đơn đầu vào (nếu mua về biếu tặng)
+ Chứng từ thanh toán (nếu khoản mua vào trên 20trđ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
+ Phiếu xuất kho hàng hóa, thành phẩm ra biếu tặng (nếu dùng hàng hóa, thành phẩm để biếu tặng)
+ Hoá đơn đầu ra xuất biếu tặng
2.2. Hồ sơ hàng biếu tặng cho nhân viên gồm:
+ Có quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ… quy định rõ ràng về việc biếu tặng cho nhân viên như thế nào. Lưu ý: Trong đó phải có đoạn quy định về các khoản chi mang tính chất phúc lợi như đã hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về những khoản chi được trừ)
“Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”
+ Tờ trình của công đoàn về việc biếu tặng cho nhân viên hoặc tờ trình các phòng ban (nếu có). Kèm theo danh sách nhận quà tặng;
+ Biên bản họp thông qua việc biếu tặng cho nhân viên;
+ Ban hành quyết định chi biếu tặng cho nhân viên và danh sách kèm theo;
+ Hợp đồng mua hàng (nếu có) ;
+ Hoá đơn đầu vào (nếu mua về biếu tặng);
+ Chứng từ thanh toán (nếu khoản mua vào trên 20tr/đ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt);
+ Phiếu xuất kho hàng hóa, thành phẩm ra biếu tặng (nếu dùng hàng hóa, thành phẩm để biếu tặng);
+ Hoá đơn đầu ra xuất biếu tặng.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ hàng biếu tặng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích thật nhiều cho bạn trong quá trình bạn làm kế toan. Hãy luôn theo dõi các bài viết của chúng tôi.
Xem thêm về hàng biếu tặng: