Hồ sơ tiền lương gồm những gì để bảo vệ được chi phí tiền lương của doanh nghiệp? vaa.com.vn xin chia sẻ với các bạn một số đặc điểm của tiền lương và hồ sơ bảo vệ chi phí tiền lương trong doanh nghiệp như sau:
1. Chi phí tiền lương gồm?
- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng mà doanh nghiệp trả cho cán bộ công nhân viên hàng kỳ để phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
- Các khoản bảo hiểm bắt buộc hay các loại bảo hiểm khác được quy định trong hợp đồng lao động, hay quy chế tiền lương của đơn vị mà công ty trả cho người lao động.
- Các khoản phụ cấp, hỗ trợ, khoán chi chi phí cho người lao động.
- Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ tết;
- …..
2. Điều kiện như thế nào để chi phí tiền lương là chi phí được trừ?
Căn cứ điểm 2.6, khoản 2, điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiền lương thuộc các mục như sau:
- Chi phí tiền lương đã ghi nhận và hạch toán phải thực tế chi trả cho người lao động;
- Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ… các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động phải được quy định cụ thể ở một trong các văn bản: hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế tiền lương, quy chế tiền thưởng, thảo ước lao động tập thể … của doanh nghiệp;
- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi, trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Hồ sơ tiền lương doanh nghiệp
3. Hồ sơ tiền lương trong doanh nghiệp gồm những chứng từ gì?
a. Hồ sơ tiền lương cho mỗi lao động:
- Sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, chứng minh thư nhân dân (căn cước công dân), bằng cấp, chứng nhận khác (nếu có) đây là những hồ sơ các bạn sẽ yêu cầu người lao động cung cấp cho doanh nghiệp.
- Hợp đồng lao động.
- Phụ lục hợp đồng lao động (nếu có), thể hiện các khoản phụ cấp nhận được
- Bản khai Đăng ký mã số thuế TNCN (05-ĐK-TCT)
- Bản khai đăng ký người phụ thuộc nếu có (02-ĐK-NPT-TNCN)
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)…
b. Hồ sơ tiền lương hàng tháng:
- Bảng chấm công: Là cơ sở để theo dõi số ngày công của mỗi cán bộ công nhân viên, làm căn cứ lập bảng thanh toán lương (nếu có).
- Bảng thanh toán tiền lương hàng tháng có chữ ký nhận tiền của mỗi nhân viên
- Bảng tính và phân bổ chi phí bảo hiểm xã hội
- Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (nếu có)
- Chứng từ thanh toán lương (tiền mặt hoặc qua ngân hàng đều được)
- Thẻ lương (nếu có)
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân hàng tháng/quý (nếu có)
- Giấy nộp tiền thuế thu nhập cá nhân vào ngân sách nhà nước (nếu có).
- Tùy tính chất công việc của người lao động mà mỗi doanh nghiệp sẽ có thêm các chứng từ khác nhau)
c. Hồ sơ tiền lương chung của Công ty
- Hệ thống thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng (nộp sở lao động thương binh xã hội)
- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp, quy chế công tác phí… (hoặc thoả ước lao động tập thể …)
d. Hồ sơ quyết toán tiền lương cuối năm:
- Mẫu 02/UQ-QTT-TNCN ủy quyền quyết toán thuế TNCN (nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền)
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (05/QTT-TNCN) và các phụ lục đính kèm.
- Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (02TH)
- Danh sách đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân 05-ĐK-TH-TCT
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)
e. Đối với hợp đồng thời vụ, thử viêc dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng:
- Doanh nghiệp cần khấu trừ 10% thuế TNCN đối với những lao động có thu nhập từ 2 triệu đồng trở lên mỗi lần chi trả. ( Trường hợp chi trả < 2 triệu thì doanh nghiệp tạm thời chưa phải khấu trừ thuế TNCN)
- Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động (nếu họ yêu cầu).
- Trường hợp mỗi lần chi trả tiền lương, tiền công từ 2 triệu đồng trở lên mà người lao động không muốn khấu trừ 10% thuế TNCN thì người lao động phải lập bản cảm kết 02/CK-TNCN – Cam kết thu nhập dưới mức giảm trừ gia cảnh.
- Tại thời điểm làm cam kết 02/CK-TNCN người lao động phải có mã số thuế
f. Đối với đơn vị về xây lắp có thuê thầu phụ cung cấp phần nhân công, hồ sơ gồm:
- Hơp đồng giao khoán hai bên
- Biên bản nghiệm thu xác định khối lượng công việc hoàn thành
- Thanh lý hợp đồng
- Hóa đơn nhân công….
>>> Ngoài ra đối với mỗi đơn vị đặc thù có thể có thêm một số chứng từ khác ví dụ như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền tăng ca thêm giờ,… Phiếu giao nhận sản phẩm, bảng theo dõi tính lương theo sản phẩm,… Việc xây dựng các hồ sơ tiền lương này còn phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cũng như cách tính toán tiền lương mà có thể có thêm nhiều chứng từ khác nhau. Vì vậy kế toán cần thiết kế hồ sơ tiền lương sao cho hợp lý và phù hợp với luật thuế để bảo vệ tốt nhất những khoản chi phí tiền lương trong doanh nghiệp mình. Tránh tình trạng bị xuất toán chi phí, loại bỏ chi phí tiền lương do không đầy đủ hồ sơ và không giải trình được chi phí tiền lương của doanh nghiệp.
Xem thêm về tiền lương:
