Hóa đơn điện tử có được lập kèm bảng kê? Để trả lời câu hỏi này chúng ta cần biết được quy định cụ thể về việc lập hóa đơn điện tử như thế nào. Bài viết này không tập trung trả lời câu hỏi trên mà sẽ dẫn ra các trường hợp được phép đính kèm bảng kê khi lập hóa đơn điện tử. Những trường hợp còn lại không có trong quy định thì sẽ không được đính kèm bảng kê khi lập hóa đơn điện tử.
1/ Các trường hợp khi lập hóa đơn điện tử được đính kèm bảng kê
Căn cứ khoản 4, điều 9, nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn thì có một số trường hợp sau:
- Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.
- Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.
- Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị
- Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày.
Trên đây là các trường hợp được lập hóa đơn theo bảng kê, hoặc cuối ngày/định kỳ được lập hóa đơn tổng theo doanh thu đã bán được trong ngày hoặc định kỳ. Và khi lập cuối ngày/định kỳ như vậy thì kế toán phải có bảng kê để thống kê tất cả các giao dịch đã bán.
Hóa đơn điện tử có được lập kèm bảng kê không
2/ Hóa đơn điện tử có được lập kèm bảng kê?
Chiếu theo các quy định trên thì ngoài những trường hợp đã nêu, những trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ còn lại đều không được đính kèm bảng kê khi lập hóa đơn điện tử.
Nói như vậy không có nghĩa là tất cả các trường hợp còn lại đều phải liệt kê hết tất cả những gì đã bán vào hóa đơn. Thực tế có nhiều trường hợp không có trong quy định, nhưng vẫn được lập hóa đơn chung chung mà không nhất thiết phải liệt kê hết các hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn. Như:
- Trong xây dựng, bạn có thể lập hóa đơn với nội dung “Nghiệm thu công trình….”, tức là không phải liệt kê hết toàn bộ vật tư, chi phí của công trình đó vào hóa đơn mà chỉ ghi chung là “nghiệm thu công trình….”. Đương nhiên công trình của bạn phải có đủ hợp đồng, dự toán, nghiệm thu xác nhận khối lượng, giá trị…. và trên sổ kế toán bạn phải theo dõi để tập hợp chi phí tính giá thành cho công trình.
- Trong cung cấp dịch vụ, bạn có thể lập hóa đơn với nội dung “Hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng số…”, tức là không phải liệt kê hết tất cả hàng hóa, dịch vụ của hợp đồng vào hóa đơn mà chỉ ghi chung như trên. Đương nhiên bạn phải tập hợp chi phí để tính giá thành cho từng hợp đồng/đơn hàng đó. Kết thúc hợp đồng/đơn hàng bạn phải có nghiệm thu xác nhận hoàn thành.
Thực tế trong quá trình làm kế toán và lập hóa đơn thì nó rất da dạng. Chúng ta chiếu theo quy định để làm cho đúng, nhưng đôi khi phải phân tích và linh hoạt.
Nếu bạn đơn thuần là bán hàng hóa, sản phẩm (không cần tính giá) thì khi bán bạn phải liệt kê đầy đủ những gì đã bán trên hóa đơn. Còn những trường hợp khác thì chúng ta xử lý như trên.
Chúc các bạn thành công trong công việc kế toán của mình nhé!
Xem thêm về hóa đơn:
