Hướng dẫn cách kiểm tra, đối chiếu bảng cân đối số phát sinh

0

Kiểm tra bảng cân đối số phát sinh – một công việc cần thiết và thường xuyên mỗi khi bạn muốn cân đối số liệu kế toán cho công ty. Việc kiểm tra này cũng là để có số liệu chính xác trước khi lập báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh….).

Bảng cân đối số phát sinh tài khoản dùng để tổng hợp số hiện có đầu năm, số phát sinh tăng, giảm trong năm và số hiện có cuối năm được phân loại theo tài khoản kế toán của các loại tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, doanh thu, thu nhập khác, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Cách kiểm tra bảng cân đối số phát sinh

Cách kiểm tra bảng cân đối số phát sinh

1. Đầu tiên chúng ta sẽ kiểm tra nhanh một số yếu tố như:

  • Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước chuyển sang
  • Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ
  • Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ.
  • Các tài khoản đầu 1, 2 không có số dư bên Có, trừ một số TK 131, 138, 214, các TK dự phòng…
  • Các tài khoản đầu 3, 4 không có số dư bên Nợ, trừ một số TK 331, 333, 338, 421…
  • Các tài khoản đầu 5 đến 9 không có số dư.

2. Kiểm tra bảng cân đối số phát sinh chi tiết từng tài khoản

+ TK 111: Tài khoản luôn có số dư bên nợ, số dư cuối kỳ trên bảng cân đối số phát sinh sẽ khớp với sổ quỹ tiền mặt và bảng kiểm kê quỹ cuối kỳ. Trên sổ quỹ tiền mặt không được phép âm quỹ tại bất kỳ thời điểm nào trong năm.

Xem Cách xử lý âm quỹ tiền mặt

Nếu tiền mặt dư Nợ nhiều quá, liệu có phải do góp vốn ảo không (111/411) thì nhìn xuống tài khoản 635, nếu 635 có phát sinh lãi vay thì khả năng khoản lãi này không được tính chi phí. Vì tiền mặt để làm gì không dùng mà lại phải đi vay để rồi trả lãi.

+ TK 112: Tài khoản này luôn có số dư bên Nợ, số dư cuối kỳ tài khoản 112 sẽ khớp với tổng số tiền còn lại trên sao kê của các tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp đang mở.

+ TK 131, 331: Hai tài khoản này hoặc có thể dư nợ, hoặc có thể dư có. Sau khi kiểm tra xong các bạn sẽ phải đối chiếu giữa Sổ chi tiết công nợ với Bảng tổng hợp cộng nợ. Và số sư cuối kỳ tài khoản 131, 331 trên Bảng cân đối phát sinh sẽ bằng số dư trên Bảng tổng hợp công nợ.

Cuối tháng/quý bạn cần làm biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp. Để kiểm tra chính xác công nợ phải thu, công nợ phải trả.

Xem Cách xử lý tài khoản 131 dư Có

+ TK 133: Tài khoản này có số dư bên Nợ thì tài khoản 33311 sẽ không có số dư bên Có và ngược lại (cũng có trường hợp 33311 dư nợ do bạn nộp thừa VAT). Nếu tài khoản 133 có số dư bên Nợ sẽ khớp với chỉ tiêu 43 trên tờ khai thuế thuế GTGT kỳ tương ứng (khớp giữa việc hạch toán và kê khai). Nếu TK 33311 có số dư bên Có thì nó sẽ khớp với chỉ tiêu 40 trên tờ khai thuế GTGT kỳ tương ứng.

Về nguyên tắc là vậy, nhưng cũng có những trường hợp khác nhau nhé. Ví dụ như VAT đầu vào, nếu trong kỳ bạn có hạch toán mà chưa kê khai thuế thì đương nhiên là không khớp đâu. Đến khi nào bạn kê khai thuế đầu vào thì nó sẽ khớp (đầu vào nếu quên chưa kê thì kê ở kỳ phát hiện).

Xem Cách hạch toán bút toán khấu trừ thuế giá trị gia tăng

+ Tài khoản 138: Anh này có thể dư Nợ hoặc dư Có và cũng liên quan đến từng đối tượng cụ thể. Bạn đối chiếu với sổ chi tiết từng đối tượng đó.

Nếu 138 đang có số dư lớn, liệu có phải là do hạch toán phần vốn góp còn thiếu không (138/411). Nếu đúng thì nhìn xuống tài khoản 635, nếu 635 có phát sinh lãi vay phải trả thì khả năng khoản lãi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ. Vì phần lãi vay tương ứng với phần vốn góp còn thiếu sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

+ Tài khoản 141: Anh này có thể dư Nợ hoặc dư Có, liên quan đến công nợ nội bộ với cán bộ, nhân viên công ty, thì bạn đối chiếu với sổ tạm ứng của từng người.

+ TK 242: Tài khoản này luôn có số dư bên nợ, số dư cuối kỳ tài khoản 242 sẽ phải khớp với giá trị còn lại trên bảng phân bổ CCDC và chi phí trả trước. Nếu có sự chênh lệch thì khả năng là có hạch toán vào 242 mà không ghi tăng CCDC trên bảng phân bổ và ngược lại.

+ TK 152, …, 157: “Nhóm hàng tồn kho” Các tài khoản này luôn có số dư bên nợ và số dư cuối kỳ các tài khoản sẽ bằng giá trị tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa,… trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Các bạn cần kiểm tra lại thẻ kho (sổ chi tiết vật tư) để kiểm tra có bị âm kho hay không.

Xem Cách xử lý kho âm

Nếu hàng tồn kho nhiều quá (tồn ảo) thì có phải do bán hàng không xuất hóa đơn hay không? Nếu đúng thì toang đấy.

Xem Cách xử lý tồn kho ảo

+ TK 211 và TK 214:

  • Dư nợ 211 bằng tổng cột Nguyên giá hiện tại trên bảng Khấu hao TSCĐ,
  • Dư có TK 2141 bằng tổng cột Hao mòn lũy kế TSCĐ
  • Số dư Nợ cuối kỳ của TK 2111 – Số dư Có cuối kỳ TK 2141 = Giá trị còn lại của TSCĐ trên Bảng tính khấu hao tài sản cố định.

+ TK 333: Các loại thuế phải nộp. Các bạn sẽ đối chiếu với dữ liệu khai, nộp thuế, chứng từ nộp thuế. Tài khoản này dư Có, nhưng cũng có thể dư Nợ.

  • Tài khoản 33311 nếu dư có thì khớp với  chỉ tiêu 40 trên tờ khai thuế giá trị gia tăng.
  • Tài khoản 3335 đối chiếu với tờ khai quyết toán thuế TNCN.
  • Tài khoản 3334 đối chiếu với tờ khai quyết toán thuế TNDN.
  • Tài khoản 3339 – liên quan đến Lệ phí môn bài phải không dư nhé 🙂

+ TK 334: Khớp với bảng thanh toán tiền lương của cán bộ công nhân viên. Tài khoản này dư Có, nhưng cũng có thể dư Nợ.

  • Tổng phát sinh bên Có = Cột tổng lương trên bảng lương (không phải thực lĩnh)
  • Số dư bên có thể hiện số tiền còn phải trả cho nhân viên. Số này phải được thanh toán trước khi hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm.
  • Số liệu TK này cũng được đối chiếu với tờ khai quyết toán thuế TNCN trong kỳ. Thông thường, nếu DN có các khoản không chịu thuế TNCN thì tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai quyết toán sẽ nhỏ hơn tổng lương (bên có 334). Còn nếu toàn bộ chi phí lương của DN mà là thu nhập chịu thuế thì số liệu bên có TK 334 sẽ bằng tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai quyết toán TNCN.

+ TK 335: Nếu có những khoản dịch vụ đã sử dụng của người bán mà chưa trả tiền do chưa có hóa đơn thì kiểm tra xem hóa đơn đã về chưa.

+ TK 338 liên quan đến bảo hiểm: Các tài khoản này đối chiếu với bảng tính nộp bảo hiểm, khớp với biên bản đối chiếu công nợ của bên bảo hiểm xã hội. Bạn cũng nên đối chiếu với tờ khai quyết toán TNCN.

Liên quan đến 3388, kiểm tra xem có >>> Mượn tiền cá nhân rủi ro thế nào?

+ TK 341: Khớp giữa sổ chi tiết nợ vay và sổ tổng hợp nợ vay. Số dư cuối kỳ bên có = giá trị còn lại trên bảng tổng hợp nợ vay phải trả. Cuối kỳ kế toán lập biên bản đối chiếu công nợ vay. Hoặc xin bản đối chiếu từ các bên cho vay. Đối chiếu với hồ sơ vay, khế ước vay, giấy nhận nợ… và nên được lưu giữ cẩn thận.

Các khoản tiền đi mượn không hạch toán vào 341 mà hạch toán vào 3388 nhé.

+ TK 4111:

  • Khớp với biên bản góp vốn của các thành viên công ty, sổ theo dõi vốn góp công ty.
  • Đối chiếu với giấy phép đăng ký doanh nghiệp (phần vốn điều lệ)
  • Trường hợp góp vốn ảo >> Xử lý tiền mặt tồn nhiều trên sổ sách

+ TK 421: Đối chiếu với bảng báo cáo kết quả kinh doanh.

  • TK 4212 sẽ bằng số liệu của chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế chưa phân phối trên Báo cáo kết quả kinh doanh.
  • TK 4211 lũy kế lợi nhuận các năm dồn về.

+ Các tài khoản đầu 5,6,7,8,9: sẽ không có số dư cuối kỳ.

Ngoài ra các bạn cần kiểm tra lại toàn bộ các sổ cái các tài khoản này kiểm tra xem việc ghi nhận các nghiệp vụ đã chính xác hay chưa. Chẳng hạn việc bạn ghi nhận nhầm 1 khoản chi phí bán hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp thì số lãi lỗ vẫn không thay đổi nhưng việc ghi nhận lại sai khoản mục chi phí. Rà soát chặt chữ các nghiệp vụ làm giảm Doanh thu, chi phí (như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu, điều chỉnh giá…)

3. Các bạn cũng có thể vận dụng cách đối chiếu chéo giữa các tài khoản. Ví dụ:

+ Với doanh nghiệp thuần thương mại phát sinh Nợ TK 632 thông thường sẽ bằng tổng phát sinh Có TK 155 + 156 + 157. Nếu có các trường hợp bán hàng không qua kho hay nhập lại kho hàng bán bị trả lại, hay có phát sinh giá vốn dịch vụ… thì sẽ không bằng.

+ Với doanh nghiệp dịch vụ, xây dựng, vận tải… (tập hợp chi phí qua 154) thì phát sinh Nợ TK 632 thông thường bằng tổng phát sinh Có TK 154.

+ Với doanh nghiệp sản xuất, nếu đã nhập kho hết thành phẩm thì phát sinh bên Nợ TK 155 sẽ bằng bên Có TK 154 (nếu không có những khoản nhập thành phẩm khác hay nghiệp vụ giảm chi phí SXKD khác).

+ Tài khoản 511 so sánh với TK 33311: Nếu chỉ có 1 mức thuế suất bán ra thì thông thường số liệu phát sinh có TK 33311 sẽ bằng tổng phát sinh có TK 511 x (nhân) với thuế suất tương ứng. Trừ một số trường hợp đặc biệt xảy ra thì kết quả sẽ khác nha.

+ Tài khoản 154 so sánh với các tài khoản chi phí quá trình sản xuất

+ Có chi phí lãi vay ở TK 635 thì kiểm tra xem có tồn tiền mặt ảo không? Vốn góp đủ chưa?

+ Có Tài sản cố định đang sử dụng mà lại 214 không có phát sinh bên Có (không trích khấu hao)

+ Và nhiều trường hợp kiểm tra khác…

Trên đây là một số cách kiểm tra bảng cân đối số phát sinh. Hi vọng bạn cũng đã nắm được tinh thần chung. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hay muốn hiểu rõ hơn cũng như được tự tay lên báo cáo tài chính cuối năm, bạn có thể liên hệ với chúng tôi.

Xem thêm về kiểm tra đối chiếu số liệu:



About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC ONLINE: 0973 09 22 99