Hướng dẫn cách lập hóa đơn mới nhất

0

Vì sao các bạn hay lập sai hóa đơn? Đến 99% là do tâm lý, do áp lực công việc, do không nắm được quy định… Hãy đọc bài hướng dẫn cách lập hóa đơn dưới đây để  hóa đơn với bạn chỉ là chuyện nhỏ nhé.

Hướng dẫn cách lập hóa đơn dưới đây là chung cho cả hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng.

1/ Số hóa đơn

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn, theo trình tự thời gian. Bạn không được nhảy số, nhảy ngày.

2/ Cách lập hóa đơn với tiêu thức Ngày, tháng, năm phát hành hóa đơn

Căn cứ điều 9, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

  1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ).
  3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
  4. Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  5.  Một số trường hợp đặc thù khác xem tại điều 9, nghị định 123/2020/NĐ-CP

3/ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Ghi theo thông tin trên giấy phép đăng ký của người mua, như: giấy phép thành lập doanh nghiệp, giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh… Trường hợp người mua là cá nhân chưa đăng ký kinh doanh thì ghi theo thông tin người mua cung cấp (theo CMND, CCCD…).

+ Các thông tin cần ghi gồm: Tên người mua, Tên tổ chức mua (nếu là cá nhân thì bỏ qua), MST người mua (nếu có), địa chỉ, (số điện thoại, fax, tài khoản ngân hàng nếu có).

+ Một số thông tin được viết tắt: “Phường” = “P”; “Quận” = “Q”, “Thành phố” = “TP”, “Việt Nam” = “VN” hoặc “Cổ phần” = “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” = “TNHH”, “khu công nghiệp” = “KCN”, “sản xuất” = “SX”, “Chi nhánh” = “CN”.

+ Trường hợp bán hàng mà người mua không lấy hóa đơn thì phần thông tin người mua ghi “người mua không lấy hóa đơn, hoặc người mua không cung cấp địa chỉ, mã số thuế….

+ Một số trường hợp đặc thù các xem tại khoản 14, điều 10, nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4/ Hình thức thanh toán

Ghi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản – TM/CK

Hướng dẫn cách lập hóa đơn

Hướng dẫn cách lập hóa đơn

5/ Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền

a. Nội dung hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt

  • Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
  • Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…

b. Đơn vị tính:

  • Như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m… tùy theo tính chất, đặc điểm của hàng hóa mà ghi.
  • Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

c. Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Ghi số lượng bằng chữ số căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.

  • Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
  • Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.
    • Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…tháng…năm
    • Bảng kê cũng ghi rõ lập cho hóa đơn nào, ngày, tháng, năm nào
    • Nếu là hóa đơn GTGT thì trên bảng kê cũng phải có Tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, Tổng tiền thanh toán.

d. Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

e. Thuế suất thuế giá trị gia tăng: là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

f. Thành tiền chưa thuế giá trị gia tăng: cộng chung tất cả lại

g. Tiền thuế giá trị gia tăng: cộng riêng cho từng loại thuế suất (nếu hóa đơn có nhiều mặt hàng chịu thuế suất khác nhau).

h. Tổng cộng tiền thanh toán có thuế GTGT: cộng chung tất cả lại.

i. Trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì số tiền thể hiện theo nguyên tệ

k. Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn.

Xem >> Cách lập hóa đơn chiết khấu

6/ Chữ ký số của người bán, người mua

Người bán ký số theo quy định về thời điểm ký số (thời điểm lập hóa đơn) đã nêu ở mục 2 nêu trên.

Xem >> Thời điểm ký số và lập hóa đơn điện tử

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14, điều 10, nghị định 123/2020/NĐ-CP.

7/ Cách soạn thảo nội dung trên hóa đơn

  • Soạn thảo bằng tiếng Việt có dấu (hoặc không dấu, việc sử dụng chữ tiếng Việt không dấu phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn)
  • Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
  • Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
  • Được lựa chọn sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ là dấu chấm (.) thì chữ số sau hàng đơn vị được phân cách bằng dấu phẩy (,) và ngược lại. (Ví dụ: 1.000.000,123 hoặc 1,000,000.123).
  • Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
  • Trường hợp giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ thì >>> Lập hóa đơn với đơn vị tiền tệ là ngoại tệ

>>> Trên đây là hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử mới nhất tại thời điểm này. Nếu còn vướng mắc bạn vui lòng đặt câu hỏi trong phần comment hoặc liên hệ để cùng chia sẻ.

Xem thêm về hóa đơn:



About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC ONLINE: 0973 09 22 99