Hướng dẫn thủ tục lập thông báo phát hành hóa đơn

0

Thông báo phát hành hóa đơn được lập và gửi đến cơ quan thuế như thế nào? Với hóa đơn giấy thì làm thế nào? Hóa đơn điện tử thì làm thế nào. (Lưu ý: Từ ngày 01/07/2022 hóa đơn giấy không còn hiệu lực sử dụng, lúc đó bắt buộc dùng hóa đơn điện tử rồi nhé)

1. Quy định chung về thông báo phát hành hóa đơn

a/ Theo thông tư 37/2017/TT-BTC thì:

“…Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn

Nôm na hiểu rằng, sau khi lập và nộp thành công thông báo phát hành thì 2 ngày sau kể từ ngày ghi trên thông báo, doanh nghiệp mới được lập hóa đơn giao cho khách hàng.

b/ Hồ sơ phát hành hóa đơn lần đầu gồm:

  • Tờ thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC
  • Hóa đơn mẫu

2. Thông báo phát hành hóa đơn với hóa đơn giấy

2.1/ Lập thông báo phát hành hóa đơn:

Sau khi nhận được hóa đơn và hóa đơn mẫu từ đơn vị in hóa đơn (hoặc đơn vị cung cấp phần mềm tự in hóa đơn). Kế toán căn cứ các thông tin trên hóa đơn mẫu và hợp đồng đã ký với bên cung cấp hóa đơn, thực hiện thông báo phát hành trên phần mềm HTKK hoặc kê khai trực tuyến trên https://thuedientu.gdt.gov.vn:

Ví dụ Lập trên HTKK: Truy cập HTKK => Hóa đơn => Thông báo phát hành hóa đơn => Ngày lập thông báo => Đồng ý => Kê khai đầy đủ thông tin và mẫu thông báo.

Thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn

Lưu ý: Cột ngày bắt đầu sử dụng: Nhập ngày tháng đơn vị bắt đầu sử dụng hóa đơn, ít nhất phải sau 2 ngày kể từ ngày lập và gửi thông báo đến cơ quan thuế.

Kê khai xong bấm Ghi => Ghi thành công => Kết xuất hồ sơ XML

2.2/ Chuẩn bị hóa đơn mẫu và file đính kèm

Hóa đơn mẫu phải là bản Scan gốc được nhận từ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn. Kế toán chuyển file Scan đó vào file Word (copy => paste hoặc vào insert => Pictures) => Lưu file với tên “hoa don mau…”)

2.3/ Nộp thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế

Lưu ý: trước khi nộp được thông báo bạn phải “Đăng ký tờ khai” cần nộp trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn bằng cách: Truy cập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn => Doanh nghiệp => Đăng nhập => Kê khai => Đăng ký tờ  khai => Chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn => Kéo xuống dưới và bấm Đăng ký thêm tờ khai.

a/ Nộp thông báo phát hành hóa đơn:

Truy cập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn => Doanh nghiệp => Đăng nhập => Kê khai => Nộp tờ khai XML => Kéo tờ khai lên => Ký điện tử => Nhập mã Pin => Nộp tờ khai.

b/ Nộp hóa đơn mẫu:

Sau khi nộp thành công Thông báo phát hành bạn thực hiện tra cứu tờ khai và đính kèm phụ lục (là file word hóa đơn mẫu đã chuẩn bị trước đó)

Trong tài khoản kê khai của doanh nghiệp => Tờ khai => Tra cứu => Chọn thông báo phát hành hóa đơn => Tra cứu => Xuất hiện kết quả tra cứu là Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp => Kéo sang cột Gửi phụ lục => Tích vào mũi tên mầu xanh => Chọn tên phụ lục => Kéo tệp word hóa đơn mẫu vào => Ký điện tử => Nhập mã Pin => Nộp tờ khai.

Lưu ý: Sau khi nộp xong thì khoảng 2, 3 ngày sau các bạn tra cứu thông báo phát hành trên https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn xem đã được phát hành chưa.

2.4/ Nộp thông báo phát hành hóa đơn bằng cách nộp trực tuyến

Bạn đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp trên thuedientu.gdt.gov.vn => Kê khai => Kê khai trực tuyến. Sau đó kê số liệu vào bảng giống như kê trên HTKK => Làm xong thì ký và nộp.

Tiếp đó bạn tra cứu tờ khai lên và đính kèm phụ lục hóa đơn mẫu như hướng dẫn ở trên.

3/ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để có hóa đơn điện tử bạn cần xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin về hóa đơn, hoặc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Có đến 99% là sử dụng dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử của các đơn vị trung gian. Do đó khi bạn mua gói hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tất cả các bước thông báo như đã hướng dẫn ở trên sẽ được tích hợp trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Bên cung cấp hóa đơn sẽ có trách nhiệm hướng dẫn bạn khởi tạo hóa đơn mẫu, lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Mỗi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có phần mềm khác nhau, giao diện khác nhau, cách làm khác nhau. Nên bạn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của bên nào thì yêu cầu bên đó hướng dẫn nhé.

4/ Niêm yết thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu tại doanh nghiệp

Sau khi nộp xong, Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Kế toán cần căn cứ vào “Ngày bắt đầu sử dụng” trên thông báo phát hành để tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng. Tránh trường hợp xuất hóa đơn trước ngày được phép sử dụng.

>>> Xử lý trường hợp xuất hóa đơn trước ngày thông báo phát hành

5/ Thông báo phát hành hóa đơn lần 2

Sau khi sử dung hết lượng hóa đơn đã phát hành lần 1, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn thì vẫn thực hiện theo những quy định trên và gửi thông báo phát hành lần 2.

“Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.”

6/ Thông báo phát hành hóa đơn với đơn vị trực thuộc

“Trường hợp doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế GTGT riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế GTGT cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.”

Trên đây là những bước chi tiết để các bạn lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn. Cũng như những lưu ý trong quá trình làm. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào bạn có thể comment bên dưới hoặc liên hệ để cùng giải đáp.

Xem thêm về hóa đơn:



About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC ONLINE: 0973 09 22 99