Xử lý hóa đơn điện tử viết sai – Giải pháp cụ thể từng trường hợp

0

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai (lập sai) là một kinh nghiệm mà bất kỳ kế toán nào cũng cần phải nắm được. Bởi không ai có thể khẳng định 100% rằng mình không bao giờ sai. Mà trong kế toán thì mọi sai sót đều phải trả giá bằng tiền, nên bài viết này sẽ giúp các bạn giảm thiểu tối đã cái giá phải trả trong tương lai… 🙂

1. Phân biệt giữa TIÊU HỦY, HỦY và XÓA BỎ

  • TIÊU HỦY: là tiêu hủy hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành nhưng chưa lập và không dùng nữa (không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.)
  • HỦY = XÓA BỎ: là việc xóa đi những hóa đơn do đánh máy sai trong quá trình lập và gửi hóa đơn điện tử (sai ngày tháng, thông tin người mua, bán, nội dung hàng hóa, dịch vụ, thuế suất,…) (hóa đơn không còn giá trị sử dụng nhưng vẫn còn tồn tại trên hệ thống, vẫn tra cứu được).

Từ HỦY dùng trong nghị định hướng dẫn về hóa đơn điện tử. Từ XÓA BỎ có trong Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Lúc này Xóa Bỏ trên Báo cáo sử dụng hóa đơn được hiểu là những hóa đơn đã HỦY trên hệ thống điện tử theo khái niệm trên.

2. Khái quát về xử lý hóa đơn điện tử viết sai

  • Lập sai CHƯA GỬI hóa đơn điện tử cho người mua: Thì phải làm gì?
  • Lập sai ĐÃ GỬI hóa đơn điện tử cho người mua: Thì có 2 trường hợp xảy ra:
    • Cả 2 bên mua và bán CHƯA kê khai thuế: Thì phải làm gì?
    • Cả 2 bên hoặc một trong hai bên mua, bán ĐÃ kê khai thuế: Thì phải làm gì?

2.1. Hóa đơn điện tử viết sai CHƯA GỬI cho người mua

Trường hợp này không phân biệt lỗi sai là gì (sai ngày tháng hay thông tin người mua, hay thông tin hàng hóa…). Chỉ việc xóa bỏ (hủy) hóa đơn sai và xuất hóa đơn mới cho đúng để giao người mua là được. (tất nhiên hóa đơn sai đã xóa bỏ này vẫn được lưu trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử để phục vụ cho công tác tra cứu của cơ quan có thẩm quyền khi cần)

2.2. Hóa đơn điện tử lập sai ĐÃ GỬI cho người mua

Trường hợp 1: Cả 2 bên mua và bán CHƯA kê khai thuế:

a. Nếu chỉ là sai sót thông thường như: Sai tên người mua, tên đơn vị, địa chỉ người mua (nhưng phải đúng MST người mua và đúng thông tin hàng hóa, dịch vụ, ) thì người bán lập “Biên bản điều chỉnh sai sót” để điều chỉnh lại nội dung sai  mà không phải thu hồi hóa đơn.

b. Với những sai sót còn lại thì:

  • Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn có xác nhận của 2 bên
  • xuất hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã thu hồi và gửi hóa đơn mới cho người mua.
Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Mẫu viết hóa đơn thay thế

Trường hợp 2: Cả 2 bên hoặc một trong hai bên mua và bán ĐÃ kê khai thuế:

a. Nếu chỉ là sai sót thông thường như: Sai tên người mua, tên đơn vị, địa chỉ người mua (nhưng phải đúng MST người mua và đúng thông tin hàng hóa, dịch vụ, ) thì người bán lập “Biên bản điều chỉnh sai sót” để điều chỉnh lại nội dung sai  mà không phải xuất hóa đơn điều chỉnh.

b. Với những sai sót còn lại thì:

  • Bên bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có xác nhận của 2 bên
  • xuất hóa đơn điều chỉnh gửi bên mua. Trên hóa đơn ghi rõ nội dung điều chỉnh là gì (tăng/giảm số lượng, số tiền, thuế suất hay điều chỉnh về mã số thuế, nội dung hàng hóa, dịch vụ)

b.1. Hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm số lượng, số tiền, thuế suất viết thế nào?

Với hóa đơn điều chỉnh dạng này thì bạn ghi số chênh lệch tăng/giảm trên hóa đơn điều chỉnh. Nếu điều chỉnh giảm thì không ghi âm.

  • Nếu hóa đơn xuất cao hơn hợp đồng/thỏa thuận mua bán thì điều chỉnh giảm
  • Nếu hóa đơn xuất thấp hơn hợp đồng/thỏa thuận mua bán thì điều chỉnh tăng
Cách xử lý hóa đơn sai sót

Mẫu viết hóa đơn điều chỉnh các trường hợp tăng/giảm

b.2. Hóa đơn điều chỉnh các thông tin không liên quan đến tăng/giảm như: điều chỉnh mã số thuế người mua; ngày, tháng, năm; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính… viết thế nào?

Với hóa đơn điều chỉnh dạng này thì bạn ghi thông tin đã được được điều chỉnh đúng tại phần “Tên hàng hóa, dịch vụ”. Những chỉ tiêu không điều chỉnh thì gạch chéo.

Mẫu viết hóa đơn điều chỉnh các thông tin không liên quan đến tăng/giảm

3. Lưu ý với các biên bản ký giữa bên mua và bên bán:

  • Trường hợp nếu cả 2 bên đều sử dụng chữ ký số và đáp ứng việc ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử tương thích của các bên thì biên bản được ký dưới dạng chữ ký số và được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
  • Trường hợp bên mua không có chữ ký số thì biên bản được lập bằng giấy và ký tay.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai (lập sai). Các bạn đọc kỹ để hiểu bản chất từng trường hợp. Sau này đi làm thì cứ xác định xem mình thuộc trường hợp sai sót nào thì áp dụng trường hợp đó là ok nhé. Chúc các bạn thành công!

Bạn có thể xem lại bằng bức ảnh tổng kết dưới đây

Sơ đồ xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Sơ đồ xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Xem thêm về hóa đơn:



About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC ONLINE: 0973 09 22 99