Xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều | Tiền mặt ảo

0

Tiền mặt tồn quỹ nhiều trên sổ sách kế toán so với thực tế (tiền mặt ảo) thường xảy ra đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ sách (nội bộ và thuế), các doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ việc ghi chép sổ sách kế toán, các doanh nghiệp mà kế toán còn non kinh nghiệm…

Nguyên nhân dẫn đến việc phải xử lý tiền mặt tồn quỹ nhiều trên sổ sách so với thực tế:

– Đầu tiên, thường là do vốn góp trong Công ty. Các công ty khi thành lập phải đăng ký vốn điều lệ và phải góp đủ trong vòng 90 ngày, nếu không sẽ bị phạt theo quy định của luật đầu tư. Và thường thì vốn điều lệ các doanh nghiệp hay để cao hơn so với năng lực tài chính của mình (nhất là những công ty nhỏ và vừa, trên đăng ký kinh doanh có thể là nhiều người góp vốn, nhưng thực tế chỉ 1 người góp và duy trì hoạt động của Công ty, những người khác có trong danh sách chỉ là để hợp thức loại hình Công ty).

Khi góp vốn, vì không có đủ số tiền theo đăng ký, nên không có chuyện góp bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán thường làm bút toán góp vốn bằng tiền mặt với toàn bộ số vốn đăng ký (Nợ 111/Có 411). Và từ đây, lượng tiền thực tế thì ít, mà lượng tiền trên sổ sách thì nhiều.

– Nguyên nhân tiếp theo có thể kể đến đó là: Khi chi tiền thì lại là những món chi mà không có hóa đơn tài chính, không có chứng từ hợp lệ. Dẫn đến kế toán không hạch toán sổ sách (vì nghĩ có hạch toán cũng không được tính vào chi phí). Như vậy tiền thực tế cứ giảm đi, mà tiền sổ sách thì lại không giảm. Nên khi phát hiện ra lại phải nghĩ cách xử lý tiền mặt tồn quỹ nhiều so với thực tế.

– Nguyên nhân nữa có thể kể ra là: Sếp bán hóa đơn lấy tiền chênh lệch VAT. Khi bán hóa đơn, vì không muốn khách hàng chuyển khoản thanh toán rồi lại mất công rút ra trả lại cho khách, nên chỉ xuất hóa đơn dưới 20trđ/lần thanh toán. Mà với những trường hợp này thì gần như không thể treo công nợ. Do vậy kế toán thực hiện bút toán bán hàng thu tiền mặt. Như vậy, lượng tiền thu được thì ít (chỉ là mấy % trên tổng hóa đơn), nhưng kế toán phải hạch toán thu tiền mặt cả trị giá của hóa đơn => tiền mặt tồn quỹ nhiều so với thực tế.

– Có thể do sai lệch công nợ với khách hàng: đã thanh toán cho nhà cung cấp, nhưng lại chưa hạch toán kế toán, hoặc chưa thu tiền nhưng lại hạch toán đã thu bằng tiền mặt (thường ít xảy ra hơn). Nếu có các trường hợp này thì không phải lo lắng gì, chỉ cần hạch toán lại là được.

Vân vân và mây mây…

Xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều | Tiền mặt ảo

Xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều | Tiền mặt ảo (ảnh minh họa)

Vậy cần xử lý tiền mặt tồn quỹ nhiều trên sổ sách so với thực tế (tiền mặt ảo) như thế nào cho hợp lý. Bạn có thể tham khảo những phương án dưới đây.

– Rà soát lại toàn bộ hệ thông sổ sách kế toán

– Trường hợp, nếu ngay từ ban đầu phát hiện tiền góp vốn không đủ so với điều lệ đăng ký thì có thể tư vấn cho Sếp làm thủ tục giảm vốn điều lệ xuống (nếu được). Hoặc hạch toán lại bút toán góp vốn theo số thực góp, chấp nhận vi phạm hành chính về đăng ký doanh nghiệp.

– Làm thủ tục cho các đối tượng là cá nhân vay tiền của công ty không lấy lãi (nên là người trong Công ty thôi nhé). Nếu làm điều này, bạn cần kiểm tra xem Cty bạn có đăng đi vay ngoài hay không. (Không thể có chuyện cùng một lúc cho vay không lấy lãi mà lại đi vay trả lãi được). Hoặc làm thủ tục tạm ứng cho nhân viên (chỉ xử lý được với số tiền nhỏ và trong ngắn hạn)

Cho vay không lấy lãi hoặc lãi suất 0% có rủi ro nhé >> Doanh nghiệp cho vay lãi suất 0% rủi ro thế nào?

– Nếu là do không hạch toán những khoản không có hóa đơn, chứng từ, thì bạn có thể xem xét việc lấy hóa đơn đầu vào để hợp thức những khoản đó. Nếu không xử lý thành hợp lý được thì bạn có thể vẫn cứ hạch toán để làm giảm tiền mặt, nhưng phải theo dõi riêng những khoản này, để sau này tách khỏi tổng chi của doanh nghiệp khi quyết toán TNDN. (nó gọi là những khoản chi không hợp lý).

– Kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp… vì có thể bạn đang hạch toán nhầm số liệu.

– Bạn có nên xem xét đến trường hợp mua sắm ảo thêm các tài sản, công cụ, chi phí… để làm giảm tiền mặt?

– Tăng một số khoản chi mang tính chất nội bộ (lương, thưởng… ) và thanh toán bằng tiền mặt. Nhưng lưu ý đến quy định của thuế TNDN (Ví dụ: Chi trang phục bằng tiền mặt tối đa 5trđ/năm/người), và thuế TNCN (tăng lương mà không phát sinh thuế TNCN).

– Tạm ứng cho nhân viên (lưu ý đây là khoản trong ngắn hạn)

– Cọc tiền hàng cho nhà cung cấp, khi nào tiền giảm thì xử lý ngược lại (coi như hợp đồng không thực hiện được).

– Mua vào có hóa đơn dưới 20trđ thì đừng có chuyển khoản mà dùng tiền mặt.

– Bán ra dưới 20trđ, thực tế đã thu tiền mặt, nhưng hạch toán qua công nợ 131 (phải theo dõi chặt chẽ để sau này tiền giảm thì hạch toán thu lại).

– Nếu không lựa chọn được phương án nào ở trên thì đành để nguyên số tiền mặt ảo trên sổ sách như vậy thôi. Nhưng cần đảm bảo rằng Cty mình không có món lãi vay phải trả nào phát sinh, hoặc có phát sinh nhưng không được hạch toán vào chi phí hợp lý phần lãi vay đó.

Trên đây là những kinh nghiệm về việc xử lý tiền mặt tồn quỹ nhiều trên sổ sách so với thực tế (tiền mặt ảo). Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải tình trạng tiền mặt ảo như trên thì có thể cân nhắc lựa chọn phương án giải quyết phù hợp nhé. Chúc bạn may mắn!

BẠN NÊN XEM:
Xử lý âm quỹ tiền mặt
Xử lý hàng tồn kho quá nhiều so với thực tế
Xử lý chi phí lãi vay không được trừ khi quyết toán thuế TNDN
Học kế toán thuế thực tế từ A-Z online

Vì sự thành công của bạn!
HỌC VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM – HUẤN LUYỆN KẾ TOÁN THỰC TẾ



About Author

Chào mừng bạn đến Học Viện Kế Toán Việt Nam - Tổ chức Huấn luyện Kế toán thực tế chuyên sâu. Chúng tôi rất hạnh phúc khi được cho đi những kiến thức mà mình tích lũy được. Và hạnh phúc hơn khi được bạn chia sẻ nó. Cảm ơn bạn! - Liên hệ tư vấn và ĐĂNG KÝ HỌC ONLINE: 0973 09 22 99